Aktionen

Was sind Aktionen?

Aktionen können genutzt werden um nach vollständiger Erledigung einer Aufgabe (mit allen Unteraufgaben) Folgeaufgaben oder Benachrichtigungen zu generieren. Legen Sie hierzu Bedingungen und Funktionen fest.

Bedingungen können sich auf den Aufgabenstatus oder Feldwerte beziehen und lösen die festgelegten Funktionen aus.

1. Geben Sie der Aktion einen Namen.
2. Nun legen Sie die Bedingungen fest, wann diese Aktion ausgeführt werden soll. Wählen Sie dazu "Und" bzw. "Oder" aus und erstellen Sie die Bedingung mit dem "Plus" Zeichen.
3. Mit "Funktion hinzufügen" erstellen Sie eine Funktion. Sie können zwischen einer Benachrichtigung oder eine Aufgabenzuweisung wählen.

   Tipp

   Mit Gruppen können Sie sich eine durchdachte Bedingung im Zusammenspiel von beiden Bedingungstypen schaffen.

Bedingungen

1. Es wird zwischen zwei Bedingungs-Typen unterschieden:

• Und-Bedingung: mehrere Bedingungen müssen zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird
• Oder-Bedingung: nur einer der Bedingungen muss zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird.

2. Die "Feldwert-Bedingung" ermöglicht eine genaue Festlegung der Parameter, die beim eingeben des Berichtsfeld erfüllt werden müssen, damit die Aktion ausgelöst wird.
3. Die "Aufgabenstatus-Bedingung" hingegen bezieht sich auf den "Erledigt"-Status der Aufgabe. Also, ob die Aufgabe erledigt, verspätet erledigt oder abgelehnt wurde.

Funktionen

Funktionen legen weitere Folgeaufgaben oder Benachrichtigungen fest.

1. Bei der Aufgabenzuweisung:

• Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Folgeaufgabe.
• Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
• Wählen Sie eine Vorlage aus
• Wählen eine spätere Fälligkeit aus.
• Wählen Sie ggf. eine Zuweisung aus.

2. Bei der Benachrichtigung:

• Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Benachrichtigung.
• Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld
• Wählen Sie ggf. eine Zuweisung aus.
• Wählen Sie unter "Einstellungen" ob eine E-Mail Benachrichtigung versendet werden soll.