# Aktionen

## Was sind Aktionen?

Aktionen können genutzt werden um nach Absendung eines Formulars Folgeaufgaben oder Benachrichtigungen zu generieren. Legen Sie hierzu Bedingungen und Funktionen fest.

Bedingungen können sich auf den Aufgabenstatus oder Feldwerte beziehen und lösen die festgelegten Funktionen aus.

1. Geben Sie der Aktion einen Namen.
2. Nun legen Sie die Bedingungen fest, wann diese Aktion ausgeführt werden soll. Wählen Sie dazu "Und" bzw. "Oder" aus und erstellen Sie die Bedingung mit dem "Plus" Zeichen.
3. Mit "Funktion hinzufügen" erstellen Sie eine Funktion. Sie können zwischen einer Benachrichtigung oder eine Aufgabenzuweisung wählen.

{% hint style="info" %}
Mit Gruppen können Sie sich eine durchdachte Bedingung im Zusammenspiel von beiden Bedingungstypen schaffen.
{% endhint %}

## Bedingungen (Wenn)

1. Es wird zwischen zwei Bedingungs-Typen unterschieden:
   1. **Und-Bedingung**: Mehrere Bedingungen müssen zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird
   2. **Oder-Bedingung**: Nur einer der Bedingungen muss zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird.
2. Die "Feldwert-Bedingung" ermöglicht eine genaue Festlegung der Parameter, die beim eingeben des Berichtsfeld erfüllt werden müssen, damit die Aktion ausgelöst wird.
3. Die "Systemvariablen-Bedingung" ermöglicht eine Festlegung der Bedingung auf spezielle [Systemvariablen](/verwaltung/zusatzliche-attribute/systemvariablen.md) wie z.B. Attribute in Benutzergruppen oder -rechten. 
4. Keine Bedingung: Wenn keine Bedingungen angegeben sind, wird die Aktion immer nach dem Absenden des Formulars ausgelöst.

## Funktionen (Dann)

Funktionen legen weitere Folgeaufgaben oder Benachrichtigungen fest.

### Aufgabenzuweisungen

1. Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Folgeaufgabe.
2. Wählen Sie eine [Vorlage](/verwaltung/aufgaben-2.0/vorlagen.md) aus oder erstellen Sie eine neue.
3. Stellen Sie die Zuweisung ein und wählen Sie die Zuständigkeit aus (Details siehe unten). 
4. Stellen Sie optional eine Fälligkeit ein. Wenn Sie **keine** Fälligkeit einstellen, wird die Aufgabe sofort erstellt und so lange als offene Aufgabe angezeigt, bis sie erledigt ist. 
   1. Zeitpunkt: Auslösung der Aktion = Die Folgeaufgabe ist in dem Moment fällig, in dem die Aktion ausgelöst wird.
   2. Zeitpunkt: Erledigung der auslösenden Aufgabe = Die Folgeaufgabe ist in dem Moment fällig, in dem das Formular abgesendet wird.
      1. Diese Einstellung wird in Kombination mit der "Späteren Fälligkeit" und einem "Ausführungsfenster" **empfohlen**. Siehe dazu die Konfiguration der Fälligkeit unter [Zuweisungen.](/verwaltung/aufgaben-2.0/zuweisungen.md)  
   3. Zeitpunkt: Aus Datumsfeld übernehmen = Die Fälligkeit wird aus einem Datumsfeld von der auslösenden Formulars übernommen. Das Feld kann im Folgenden ausgewählt werden. 
5. Legen Sie optional eine Beschreibung fest.

### Benachrichtigungen

1. Bei der Benachrichtigung:
   1. Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Benachrichtigung.
   2. Schreiben Sie eine gewünschte Nachricht in das Textfeld.
   3. Stellen Sie die Zuweisung ein und wählen Sie eine Zuständigkeit aus (Details siehe unten).
   4. Wählen Sie unter "Einstellungen" ob eine E-Mail Benachrichtigung versendet werden soll.

#### **Einstellung der Zuständigkeit für Aufgabenzuweisungen und Benachrichtigung**

<details>

<summary>Details zu den Zuständigkeiten</summary>

<table><thead><tr><th width="374">Zuweisungsart</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Benutzer zuweisen</strong> - Alle</td><td>Alle Benutzer im System bekommen die Aufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Alle (ohne Gruppenaccounts)</td><td>Alle Benutzer außer die Gruppenaccounts bekommen die Aufgabe zugewiesen.</td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Alle Gruppenaccounts</td><td>Alle Gruppenaccounts bekommen die Aufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Auswahl</td><td>Einem oder mehreren bestimmten Benutzern wird die Aufgabe zugewiesen.</td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Dem Ausführenden</td><td>Der Benutzer, der die auslösende Aufgabe ausführt, bekommt Folgeaufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Dem Eingeloggten</td><td>Der Benutzer, der während der Bearbeitung der auslösenden Aufgabe eingeloggt ist, bekommt Folgeaufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Des Workflow-Schritts</td><td>Der eingeloggte Benutzer eines bestimmten Workflow-Schritts bekommt die Aufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Des Ausführenden des Workflow-Schritts</td><td>Der ausführende Benutzer in einem bestimmten Workflow-Schritt bekommt die Aufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Benutzer aus <a href="/pages/dt2JoNBlYr08nFo62qqp">Systemvariable</a></td><td>Der/ die Benutzer z.B. aus den Attributen bekommt/ bekommen die Aufgabe zugewiesen.</td></tr><tr><td>Benutzer zuweisen - Benutzer aus Objekt-Auswahlfeld</td><td>Der/ die Benutzer aus einem Objekt-Auswahlfeld aus der auslösenden Aufgabe bekommt/ bekommen die Folgeaufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td><strong>Benutzergruppen zuweisen</strong> - Auswahl </td><td>Eine oder mehrere bestimmte Benutzergruppen bekommen die Aufgabe zugewiesen.</td></tr><tr><td>Benutzergruppen zuweisen - Des ausführenden Benutzers</td><td>Die Benutzergruppe des ausführenden Benutzers bekommt die Aufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzergruppen zuweisen - Des eingeloggten Benutzers</td><td>Die Benutzergruppe des Benutzers, der während der Bearbeitung eingeloggt ist, bekommt die Aufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzergruppen zuweisen - Des Workflow-Schritts</td><td>Die Benutzergruppe eines bestimmten Workflow-Schritts bekommt die Aufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzergruppen zuweisen - Des Ausführenden des Workflow-Schritts</td><td>Die Benutzergruppe, die die auslösende Aufgabe ausführt, bekommt die Folgeaufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzergruppen zuweisen - Aus <a href="/pages/dt2JoNBlYr08nFo62qqp">Systemvariable</a></td><td>Die Benutzergruppe aus z.B. einem Attribut bekommt die Aufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td>Benutzergruppen zuweisen - Aus Objekt-Auswahlfeld</td><td>Die Benutzergruppe, die in einem Objekt-Auswahlfeld in der auslösenden Aufgabe ausgewählt wurde, bekommt die Folgeaufgabe zugewiesen. </td></tr><tr><td><strong>Übernehmen von</strong> - Aufgabenzuweisung</td><td>Die Zuweisung wird von der Zuweisungen der auslösenden Aufgabe übernommen. </td></tr><tr><td>Übernehmen von - Workflow-Schritt</td><td>Die Zuweisung wird von einem bestimmten Workflow-Schritt übernommen. </td></tr></tbody></table>

**Hinweise für Aufgabenzuweisungen:**&#x20;

1. Bei der Auswahl von Benutzern oder Benutzergruppen kann man schließlich noch folgende Unterscheidung treffen:&#x20;
   1. Jeder Benutzer/ Jede Benutzergruppe = Jeder ausgewählte Nutzer oder jede ausgewählte Gruppe muss die Folgeaufgabe erledigen.
   2. Ein Benutzer/ eine Benutzergruppe =  Nur einer der ausgewählten Nutzer oder nur eine der ausgewählten Gruppen muss die Folgeaufgabe erledigen.
   3. Jeder Benutzer der Benutzergruppe = Jeder einzelner Nutzer der ausgewählten Benutzergruppen muss die Aufgabe ausführen.&#x20;
   4. Ein Benutzer der Benutzergruppen = Wie b.&#x20;
2. Bei der Auswahl von Workflow-Schritten erscheint ein weiteres Feld zur Auswahl des expliziten Schrittes, auf den sich bezogen werden soll.&#x20;
3. Bei Zuweisung aus Objekt-Auswahlfelder wird eine Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Feldes angezeigt.&#x20;
4. Bei Zuweisung aus Systemvariable werden weitere Einstellungen zur Konfiguration der Systemvariable angeboten.

**Hinweise für Benachrichtigungen:**&#x20;

1. Bei der Auswahl von Workflow-Schritten erscheint ein weiteres Feld zur Auswahl des expliziten Schrittes, auf den sich bezogen werden soll.&#x20;
2. Bei Zuweisung aus Objekt-Auswahlfelder wird eine Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Feldes angezeigt.&#x20;
3. Bei Zuweisung aus Systemvariable werden weitere Einstellungen zur Konfiguration der Systemvariable angeboten.

</details>

## Sonst

Dieser Abschnitt macht nur Sinn, wenn man exakt zwei Möglichkeiten hat, die nach dem Absenden eines Formulars eintreten können.&#x20;

Beispiel: **Wenn** im Objekt-Auswahlfeld ein bestimmter Nutzer eingetragen ist, **dann** weise ihm diese Aufgabe zu, **sonst** weise sie der ausgewählten Benutzergruppe zu.&#x20;


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.intratool.de/verwaltung/formulare/aktionen.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.