Aktionen

Was sind Aktionen?

Aktionen können genutzt werden um nach Absendung eines Formulars Folgeaufgaben oder Benachrichtigungen zu generieren. Legen Sie hierzu Bedingungen und Funktionen fest.

Bedingungen können sich auf den Aufgabenstatus oder Feldwerte beziehen und lösen die festgelegten Funktionen aus.

1. Geben Sie der Aktion einen Namen.

2. Nun legen Sie die Bedingungen fest, wann diese Aktion ausgeführt werden soll. Wählen Sie dazu "Und" bzw. "Oder" aus und erstellen Sie die Bedingung mit dem "Plus" Zeichen.

3. Mit "Funktion hinzufügen" erstellen Sie eine Funktion. Sie können zwischen einer Benachrichtigung oder eine Aufgabenzuweisung wählen.

Mit Gruppen können Sie sich eine durchdachte Bedingung im Zusammenspiel von beiden Bedingungstypen schaffen.

Bedingungen (Wenn)

1. Es wird zwischen zwei Bedingungs-Typen unterschieden:

   1. Und-Bedingung: Mehrere Bedingungen müssen zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird

   2. Oder-Bedingung: Nur einer der Bedingungen muss zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird.

2. Die "Feldwert-Bedingung" ermöglicht eine genaue Festlegung der Parameter, die beim eingeben des Berichtsfeld erfüllt werden müssen, damit die Aktion ausgelöst wird.

3. Die "Systemvariablen-Bedingung" ermöglicht eine Festlegung der Bedingung auf spezielle Systemvariablen wie z.B. Attribute in Benutzergruppen oder -rechten.

4. Keine Bedingung: Wenn keine Bedingungen angegeben sind, wird die Aktion immer nach dem Absenden des Formulars ausgelöst.

Funktionen (Dann)

Funktionen legen weitere Folgeaufgaben oder Benachrichtigungen fest.

Aufgabenzuweisungen

1. Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Folgeaufgabe.

2. Wählen Sie eine Vorlage aus oder erstellen Sie eine neue.

3. Stellen Sie die Zuweisung ein und wählen Sie die Zuständigkeit aus (Details siehe unten).

4. Stellen Sie optional eine Fälligkeit ein. Wenn Sie keine Fälligkeit einstellen, wird die Aufgabe sofort erstellt und so lange als offene Aufgabe angezeigt, bis sie erledigt ist.

   1. Zeitpunkt: Auslösung der Aktion = Die Folgeaufgabe ist in dem Moment fällig, in dem die Aktion ausgelöst wird.

      1. Diese Einstellung wird in Kombination mit der "Späteren Fälligkeit" und einem "Ausführungsfenster" empfohlen. Siehe dazu die Konfiguration der Fälligkeit unter Zuweisungen.

   2. Zeitpunkt: Aus Datumsfeld übernehmen = Die Fälligkeit wird aus einem Datumsfeld von der auslösenden Formulars übernommen. Das Feld kann im Folgenden ausgewählt werden.

5. Legen Sie optional eine Beschreibung fest.

Benachrichtigungen

1. Bei der Benachrichtigung:

   1. Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Benachrichtigung.

   2. Schreiben Sie eine gewünschte Nachricht in das Textfeld.

   3. Stellen Sie die Zuweisung ein und wählen Sie eine Zuständigkeit aus (Details siehe unten).

   4. Wählen Sie unter "Einstellungen" ob eine E-Mail Benachrichtigung versendet werden soll.

Infoboard-Eintrag

1. Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Infoboard-Eintrag

2. Schreiben Sie den gewünschten Inhalt des Infoboard-Eintrag in das Textfeld.

3. Stellen Sie die Zuweisung ein und wählen Sie eine Zuständigkeit aus (Details siehe unten).

4. Wählen Sie unter "Kanal" optional einen Infoboard-Kanal aus in dem der Eintrag erstellt werden soll.

5. Legen Sie unter "Einstellungen" optional einen Autor für den Infoboard-Eintrag fest und nehmen Sie gewünschte Einstellungen vor.

Einstellung der Zuständigkeit für Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen und Infoboard-Einträge

Details zu den Zuständigkeiten

Zuweisungsart	Beschreibung
Benutzer zuweisen - Alle	Alle Benutzer im System bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Alle (ohne Gruppenaccounts)	Alle Benutzer außer die Gruppenaccounts bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Alle Gruppenaccounts	Alle Gruppenaccounts bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Auswahl	Einem oder mehreren bestimmten Benutzern wird die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Dem Ausführenden	Der Benutzer, der die auslösende Aufgabe ausführt, bekommt Folgeaufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Dem Eingeloggten	Der Benutzer, der während der Bearbeitung der auslösenden Aufgabe eingeloggt ist, bekommt Folgeaufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Des Workflow-Schritts	Der eingeloggte Benutzer eines bestimmten Workflow-Schritts bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Des Ausführenden des Workflow-Schritts	Der ausführende Benutzer in einem bestimmten Workflow-Schritt bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Benutzer aus Systemvariable	Der/ die Benutzer z.B. aus den Attributen bekommt/ bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Benutzer aus Objekt-Auswahlfeld	Der/ die Benutzer aus einem Objekt-Auswahlfeld aus der auslösenden Aufgabe bekommt/ bekommen die Folgeaufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Auswahl	Eine oder mehrere bestimmte Benutzergruppen bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Des ausführenden Benutzers	Die Benutzergruppe des ausführenden Benutzers bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Des eingeloggten Benutzers	Die Benutzergruppe des Benutzers, der während der Bearbeitung eingeloggt ist, bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Des Workflow-Schritts	Die Benutzergruppe eines bestimmten Workflow-Schritts bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Des Ausführenden des Workflow-Schritts	Die Benutzergruppe, die die auslösende Aufgabe ausführt, bekommt die Folgeaufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Aus Systemvariable	Die Benutzergruppe aus z.B. einem Attribut bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Aus Objekt-Auswahlfeld	Die Benutzergruppe, die in einem Objekt-Auswahlfeld in der auslösenden Aufgabe ausgewählt wurde, bekommt die Folgeaufgabe zugewiesen.
Übernehmen von - Aufgabenzuweisung	Die Zuweisung wird von der Zuweisungen der auslösenden Aufgabe übernommen.
Übernehmen von - Workflow-Schritt	Die Zuweisung wird von einem bestimmten Workflow-Schritt übernommen.

Hinweise für Aufgabenzuweisungen:

1. Bei der Auswahl von Benutzern oder Benutzergruppen kann man schließlich noch folgende Unterscheidung treffen:

   1. Jeder Benutzer/ Jede Benutzergruppe = Jeder ausgewählte Nutzer oder jede ausgewählte Gruppe muss die Folgeaufgabe erledigen.

   2. Ein Benutzer/ eine Benutzergruppe = Nur einer der ausgewählten Nutzer oder nur eine der ausgewählten Gruppen muss die Folgeaufgabe erledigen.

   3. Jeder Benutzer der Benutzergruppe = Jeder einzelner Nutzer der ausgewählten Benutzergruppen muss die Aufgabe ausführen.

   4. Ein Benutzer der Benutzergruppen = Wie b.

2. Bei der Auswahl von Workflow-Schritten erscheint ein weiteres Feld zur Auswahl des expliziten Schrittes, auf den sich bezogen werden soll.

3. Bei Zuweisung aus Objekt-Auswahlfelder wird eine Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Feldes angezeigt.

4. Bei Zuweisung aus Systemvariable werden weitere Einstellungen zur Konfiguration der Systemvariable angeboten.

Hinweise für Benachrichtigungen:

1. Bei der Auswahl von Workflow-Schritten erscheint ein weiteres Feld zur Auswahl des expliziten Schrittes, auf den sich bezogen werden soll.

2. Bei Zuweisung aus Objekt-Auswahlfelder wird eine Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Feldes angezeigt.

3. Bei Zuweisung aus Systemvariable werden weitere Einstellungen zur Konfiguration der Systemvariable angeboten.

Sonst

Dieser Abschnitt macht nur Sinn, wenn man exakt zwei Möglichkeiten hat, die nach dem Absenden eines Formulars eintreten können.

Beispiel: Wenn im Objekt-Auswahlfeld ein bestimmter Nutzer eingetragen ist, dann weise ihm diese Aufgabe zu, sonst weise sie der ausgewählten Benutzergruppe zu.