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# Zuweisungen

Zuweisungen machen aus einer Aufgaben-Vorlage eine tatsächlich zugewiesene Aufgabe.

Entscheidend dafür ist, dass über die Zuweisung folgende Einstellungen getroffen werden:

* Wer ist zuständig?
* Wann soll die Aufgabe erledigt werden, und soll sie sich gegebenenfalls wiederholen?

Pro Aufgabenvorlage können Sie beliebig viele, unterschiedliche Zuweisungen erstellen.

### Zuweisungen in Aufgaben-Vorlagen erstellen

1. Wählen Sie in einer Aufgabe den Bereich **"Zuweisung"** aus und klicken Sie auf **"+ Zuweisung hinzufügen"**.
2. Vergeben Sie einen Titel. Standardmäßig wird der Titel der Vorlage eingesetzt. **Der Titel der Zuweisung ist zugleich der Name, den die Aufgabe später für den zuständigen Benutzer trägt.**
3. Wählen Sie über die **"Zuständigkeit"** aus, wer die Aufgabe erledigen soll.
4. Wählen Sie über die **"Fälligkeit"** aus, wann die Aufgabe erledigt werden soll und ob sie sich wiederholt.

#### Zuständigkeit

Die Aufgabe kann zugewiesen werden an:

* alle Nutzer (inklusive Gruppenaccounts)
* alle Nutzer (ohne Gruppenaccounts)
* alle Gruppenaccounts
* ausgewählte Nutzer
* ausgewählte Benutzergruppen

Für die Auswahl bestimmter Benutzer oder Benutzergruppen bestimmen Sie zusätzlich die Zuweisungsart:

| Zuweisungsart                        | Bedeutung                                                                                                  |
| ------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Jeder Benutzer / Jede Benutzergruppe | Jeder ausgewählte Benutzer bzw. jede ausgewählte Benutzergruppe muss die Aufgabe ausführen.                |
| Ein Benutzer / Eine Benutzergruppe   | Nur einer der ausgewählten Benutzer bzw. eine der ausgewählten Benutzergruppen muss die Aufgabe ausführen. |
| Jeder Benutzer der Benutzergruppen   | Jeder Benutzer der ausgewählten Benutzergruppe muss die Aufgabe ausführen.                                 |
| Ein Benutzer der Benutzergruppen     | Wie "Eine Benutzergruppe".                                                                                 |

#### Fälligkeit

In der Fälligkeit können Sie:

* einen bestimmten Zeitpunkt für die Fälligkeit wählen,
* ein Ausführungsfenster rund um die Fälligkeit bestimmen,
* die Wiederholung der Fälligkeit (inklusive des gewählten Ausführungsfensters) einstellen,
* die vorzeitige Sichtbarkeit der Aufgabe ("Vorher anzeigen") einrichten.

{% hint style="info" %}
**Die Fälligkeit meint nicht, wann die Aufgabe beginnt oder frühestens ausgeführt werden soll, sondern bis wann sie erledigt sein muss.**

Beispiel: Wenn eine Aufgabe bis abends erledigt sein muss, setzen Sie die Fälligkeit auf abends, nicht auf morgens.
{% endhint %}

**Fälligkeit einstellen**

Die Fälligkeit bestimmt den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe erledigt sein soll. Dafür wählen Sie Datum und Uhrzeit.

*Beispiel: 11.05.2026, 18 Uhr.*

**Ausführungsfenster**

Das Ausführungsfenster bestimmt, wie lange die Aufgabe vor und nach der Fälligkeit ausführbar ist. Dafür wählen Sie ein Fenster vor und nach der Fälligkeit.

*Beispiel: 10 Stunden vor der Fälligkeit und 30 Minuten danach. Das bedeutet: Die Aufgabe kann von 8 Uhr morgens bis 18:30 Uhr abends ausgeführt werden, wobei sie zwischen 18 Uhr und 18:30 Uhr als "Verspätet erledigt" ausgewertet wird.*

Für das Ausführungsfenster lassen sich auch Tage wählen.

**Wiederholung**

Mit der Wiederholung legen Sie fest, dass die Aufgabe zum Beispiel jeden Montag ausgeführt werden soll. Möglich sind auch tägliche, monatliche und jährliche Wiederholungen.

**Vorher anzeigen**

Mit dieser Option wird eine Aufgabe den zugewiesenen Nutzern bereits angezeigt, bevor sie fällig ist und ausgeführt werden kann.

Das ist vor allem bei Aufgaben sinnvoll, die nur selten anfallen (zum Beispiel monatlich oder jährlich), damit die Benutzer genug Zeit zur Vorbereitung haben und die Aufgabe nicht im Tagesgeschäft untergeht.

### Einstellungen

Über die Einstellungen einer Zuweisung steuern Sie das Verhalten bei der Erledigung:

* **Benutzer im Gruppenaccount bestätigen**: Beim Erledigen der Aufgabe in einem Gruppenaccount muss sich der aktuelle Benutzer mit seinem persönlichen Benutzernamen und Passwort bestätigen.
* **Zuweisung immer ausführbar**: Der Benutzer kann sich die Aufgabe jederzeit in der Aufgabenausführungs-Ansicht selbst zuweisen.
* **Zurücksetzen erlauben**: Der Benutzer kann eine erledigte Aufgabe zurücksetzen und erneut bearbeiten.
* **Verspätung begründen**: Der Benutzer muss einen Grund angeben, wenn die Aufgabe verspätet erledigt wird.
* **Ablehnung begründen**: Der Benutzer muss einen Grund angeben, wenn die Aufgabe abgelehnt wird.