Schnellaufgaben
Schnellaufgaben sind Aufgaben, die sich wie einfache To-Dos vom Benutzer selbst auf der Ausführungsseite über "+ Neue Aufgabe" genommen werden können.
Entscheidend dabei ist, dass in den Benutzerrechten der Benutzer eingestellt ist, dass sie Schnellaufgaben erstellen dürfen und für wen.
Schnellaufgaben konfigurieren
Im Standard gibt es eine Schnellaufgaben-Vorlage in jedem System. Diese ist auch entsprechend gekennzeichnet und kann direkt erkannt werden.
Vorlage als Schnellaufgaben-Vorlage verwenden
Wenn Sie eine weitere Vorlage als Schnellaufgaben-Vorlage verwenden möchten, können Sie in der Bearbeitungsmaske der gewünschten Vorlage unter "Einstellungen" die Checkbox "Als Schnellaufgabe verfügbar" anklicken.
Sie steht anschließend allen Nutzern zur Verfügung, die berechtigt sind, Schnellaufgaben zu erstellen. Beim Erstellen einer Schnellaufgabe hat der Nutzer über ein Feld die Möglichkeit, die gewünschte Schnellaufgabe zu wählen.
Felder konfigurieren
Die Felder auf einer Schnellaufgaben-Vorlage können genauso bearbeitet werden, wie auf jeder anderen Vorlage auch.
Wichtig ist dabei, dass die Felder, die auf der Vorlage konfiguriert sind, nicht die Felder sind, die der Benutzer beim Anlegen der Schnellaufgabe sieht.
Die Felder, die dem Benutzer angezeigt werden sind:
Typ (wenn mehrere Schnellaufgaben-Vorlagen verfügbar sind)
Titel
Beschreibung
Auswahl der Fälligkeit (Heute, diese Woche, dieser Monat oder benutzerdefiniert)
Auswahl eines Verantwortlichen (der Nutzer selbst, eine Gruppe oder ein anderer Nutzer)
Erst, wenn die Schnellaufgabe erstellt wurde, werden die konfigurierten Felder zur Verfügung gestellt.
Beispiel: Auf der Schnellaufgaben-Vorlag befindet sich ein Datei-Upload-Feld. Diese Vorlage wird als Typ "Foto-Aufgabe" zur Verfügung gestellt. Die Verwaltung wählt diesen Typ, vergibt den Titel "Foto Tresenbereich", wählt eine Benutzergruppe und eine Fälligkeit. Mit Erstellen der Aufgabe wird die Aufgabe "Foto Tresen" der gewünschten Gruppe zugewiesen und auf dieser befindet sich dann das Datei-Upload-Feld.
Wichtig ist also: Die Schnellaufgaben-Vorlage ist nicht das, was der Ersteller der Aufgabe selbst ausfüllt, sondern was er ausgefüllt bekommen möchte.
Aktionen und Workflows
Schnellaufgaben-Vorlagen können genauso wie andere Vorlagen auch in Workflows als auslösende Aufgabe fungieren.
Beispiel: Nach Erledigung der oben erwähnten Foto-Aufgabe, wird die Benachrichtigung zur Erledigung an eine bestimmte Benutzergruppe oder einen bestimmten Benutzer gesendet.
Für mehr Informationen zur Konfiguration siehe Aktionen.
Schnellaufgaben auswerten
Die Erledigung von Schnellaufgaben kann genauso wie andere Vorlagen auch in Berichten ausgewertet werden.
Zusätzlich gibt es auf der Ausführungsseite der Aufgaben einen neuen Reiter "Von mir zugewiesen". Über diesen lassen sich Status und Details der selbst zugewiesenen Schnellaufgaben nachverfolgen.
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