# Home In dieser Dokumentation finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen Modulen von **intratool**, von der ersten Anmeldung bis zur Verwaltung. intratool ist Ihre zentrale Plattform für die interne Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen. Über einzelne **Module** wie Infoboard, Handbücher, Aufgaben oder Dateimanager geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf genau die Inhalte und Funktionen, die sie brauchen. Was ein Benutzer sieht und tun darf, steuern Sie zentral über [Benutzerrechte](/verwaltung/benutzerrechte). ## Erste Schritte Neu bei intratool? Diese Seiten helfen beim Einstieg: * [**Start**](/einleitung/start): intratool im Browser aufrufen oder die App installieren, inklusive unterstützter [Endgeräte](/einleitung/start/endgeraete). * [**Allgemeine Informationen**](/einleitung/allgemeine-informationen): Grundkonzepte wie das [Berechtigungssystem](/einleitung/allgemeine-informationen/berechtigungssystem), die [Account-Typen](/einleitung/allgemeine-informationen/account-typen) und die [Interface-Elemente](/einleitung/allgemeine-informationen/interface-elemente). ## Module & Funktionen Die Werkzeuge für die tägliche Arbeit. Welche davon in Ihrer Navigation erscheinen, hängt von Ihren Berechtigungen ab. * [**Infoboard**](/module-und-funktionen/infoboard): unternehmensweite Neuigkeiten und Beiträge, mit Kommentaren und Lesebestätigung. * [**Handbücher**](/module-und-funktionen/handbuecher): strukturierte Nachschlagewerke und Wissenssammlungen. * [**Kontaktlisten**](/module-und-funktionen/kontaktlisten): zentrale Kontakte und Ansprechpartner. * [**Aufgaben 2.0**](/module-und-funktionen/aufgaben-2.0): Aufgaben erstellen, zuweisen und nachverfolgen. * [**Kalender**](/module-und-funktionen/kalender): Termine planen und teilen. * [**Dateimanager**](/module-und-funktionen/dateimanager): Dateien zentral ablegen und bereitstellen. * [**Formulare**](/module-und-funktionen/formulare): Formulare ausfüllen und deren Empfang bestätigen. * [**Berichte**](/module-und-funktionen/berichte): Auswertungen aufrufen und konfigurieren. * [**Nachrichten**](/module-und-funktionen/nachrichten): direkter Austausch per Chat. * [**Umfragen**](/module-und-funktionen/umfragen): an Umfragen teilnehmen und Rückmeldungen geben. ## Verwaltung Für Administratoren: In der [**Verwaltung**](/verwaltung/einfuehrung) konfigurieren Sie intratool, richten Module ein und steuern, wer worauf Zugriff hat. Dazu gehören [Benutzer](/verwaltung/benutzer), [Benutzergruppen](/verwaltung/benutzergruppen), [Benutzerrechte](/verwaltung/benutzerrechte) und die [Einstellungen](/verwaltung/einstellungen) der einzelnen Module. ## Gut zu wissen {% hint style="info" %} Alle Neuerungen und Änderungen an intratool finden Sie in der [Versionshistorie](/resourcen/versionshistorie). {% endhint %} {% hint style="info" %} Sie sehen ein Modul aus dieser Dokumentation in Ihrer eigenen Navigation nicht? Dann ist es für Ihr intratool entweder nicht aktiviert oder Ihr [Benutzerrecht](/verwaltung/benutzerrechte) schließt es aus. Wenden Sie sich in diesem Fall an einen Administrator Ihres Unternehmens. {% endhint %} # Start # Endgeräte intratool ist eine **Web App** und somit an kein spezifisches Betriebssystem gebunden. Sie können intratool auf jedem beliebigen internetfähigen Endgerät nutzen. * Computer * Tablet * Smartphone Für mobile Geräte stehen Ihnen Apps für **Android** und **iOS** zur Verfügung. {% hint style="info" %} Falls Sie intratool am Computer nutzen, empfehlen wir Ihnen [Google Chrome](https://www.google.com/intl/de_de/chrome/) oder [Firefox](https://www.mozilla.org/de/firefox/), da in diesen Browsern die größte Anzahl an technischen Neuerungen unterstützt werden. {% endhint %} # Installation der App Wenn Sie intratool via **Smartphone** oder **Tablet** nutzen möchten, laden Sie sich die App im entsprechenden Store herunter. ### iOS 1. Öffnen Sie den **App Store**. 2. Öffnen Sie die **Suche**. 3. Geben Sie **"intratool"** ein. 4. Wählen Sie **intratool** aus. 5. Klicken Sie auf **Laden**. {% embed url="" %} ### Android 1. Öffnen Sie den **Play Store**. 2. Klicken Sie in die **Suchleiste**. 3. Geben Sie **"intratool"** ein. 4. Wählen Sie **intratool** aus. 5. Klicken Sie auf **Installieren**. {% embed url="" %} ### Huawei 1. Öffnen Sie die **AppGallery**. 2. Klicken Sie in die **Suchleiste**. 3. Geben Sie **"intratool"** ein. 4. Wählen Sie **intratool** aus. 5. Klicken Sie auf **Installieren**. {% embed url="" %} {% hint style="warning" %} Achten Sie auf die Mindestversion des Betriebssystems auf Ihrem Smartphone oder Tablet, die zur Installation der intratool App benötigt wird. {% endhint %} ### Verfügbarkeit Die intratool App ist aktuell in den folgenden **43 Ländern** verfügbar: * Albanien * Belarus * Belgien * Bosnien und Herzegowina * Bulgarien * Deutschland * Dänemark * Estland * Finnland * Frankreich * Griechenland * Irland * Island * Italien * Kamerun * Kosovo * Kroatien * Lettland * Litauen * Luxemburg * Malta * Montenegro * Niederlande * Nordmazedonien * Norwegen * Polen * Portugal * Republik Moldau * Rumänien * Russland * Schweden * Schweiz * Serbien * Slowakei * Slowenien * Spanien * Tschechische Republik * Türkei * Ukraine * Ungarn * Vereinigtes Königreich * Zypern * Österreich # Aufruf im Browser Nachdem Ihr intratool System angelegt wurde, können Sie dieses unter folgender URL erreichen: https\://**kundensystem**.intratool.de Um sich in intratool einzuloggen: 1. Tragen Sie Ihren **Benutzernamen** ein. 2. Tragen Sie Ihr **Passwort** ein. 3. Klicken Sie auf **Einloggen**. Benutzer müssen zuvor von Ihrem Administrator angelegt werden. Sofern dies noch nicht geschehen ist, kontaktieren Sie ihn bitte. Die Zuständigkeit für die Verteilung von Benutzerdaten liegt ebenfalls bei Ihrem IT-Administrator. # Allgemeine Informationen # Berechtigungssystem Das Berechtigungssystem legt fest, welche Inhalte ein Benutzer sieht und welche Aktionen er ausführen darf. Es beruht auf drei Bausteinen, die ineinandergreifen: Benutzergruppe, Benutzerrecht und Benutzer. ### Die drei Bausteine * [**Benutzergruppe**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzergruppen): bestimmt die **Verfügbarkeit von Inhalten** und die **Zuständigkeit**. Über Benutzergruppen wird zum Beispiel gesteuert, für wen ein Infoboard-Eintrag sichtbar ist oder wem eine Aufgabe zugewiesen wird. * [**Benutzerrecht**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte): bestimmt, welche **Module und Funktionen** zur Verfügung stehen. Jedem Benutzerrecht wird eine Benutzergruppe zugeordnet. Über das Benutzerrecht erhält ein Benutzer also seine Zugehörigkeit zur Gruppe. * [**Benutzer**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzer): die einzelne Person. Bei der Erstellung wird jeder Benutzer einem Benutzerrecht zugewiesen und gehört damit automatisch zur verknüpften Benutzergruppe. ### So richten Sie Berechtigungen ein 1. [**Benutzergruppe erstellen**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzergruppen/benutzergruppe-erstellen), zum Beispiel für eine Filiale, eine Abteilung oder einen Standort. 2. [**Benutzerrecht erstellen**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte/benutzerrecht-erstellen) und mit der Benutzergruppe verknüpfen. Legen Sie im Benutzerrecht fest, welche Module und Funktionen die zugehörigen Benutzer nutzen dürfen. 3. [**Benutzer erstellen**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzer/benutzer-erstellen) und dem Benutzerrecht zuweisen. Der Benutzer erhält damit die dort hinterlegten Rechte und die Zugehörigkeit zur Benutzergruppe. ### Beispiel {% hint style="info" %} Eine Benutzergruppe Filiale Nord soll zwei Rollen abbilden. Sie legen dazu zwei Benutzerrechte an und verknüpfen beide mit Filiale Nord: Filialleitung: mit umfangreichen Rechten, etwa zum Erstellen von Inhalten und Verwalten von Aufgaben.\ Mitarbeiter: mit eingeschränkten Rechten, etwa nur zum Ansehen und Erledigen von Aufgaben. Beide sehen die Inhalte der Gruppe Filiale Nord, dürfen aber unterschiedlich viel. So bilden Sie verschiedene Rollen innerhalb einer Benutzergruppe ab. {% endhint %} ### Gut zu wissen {% hint style="info" %} Innerhalb einer Benutzergruppe können Sie mehrere Benutzerrechte anlegen. So lassen sich unterschiedliche Rollen und Rechteumfänge trennen, ohne die Zuständigkeit für die Inhalte zu verändern. {% endhint %} # Account Typen ### Einführung In intratool wird zwischen zwei Accounttypen unterschieden: * Der **Benutzer** dient dazu, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang mit Passwort hat. * Der **Gruppenaccount** dient dazu, dass über ein Gerät mehrere Benutzer auf intratool zugreifen können, ohne sich auszuloggen. ### Benutzer **Benutzer** bilden eine Person in Ihrem Unternehmen ab. Die verfügbaren **Aktionen, Funktionen und Module** hängen davon ab, welchem [Benutzerrecht](/verwaltung/benutzerrechte) der **Benutzer** zugewiesen wurde. ### Gruppenaccounts **Gruppenaccounts** bieten einen **gemeinsamen Login** für mehrere Benutzer, während der **Benutzer bestätigt werden kann**, falls die Information benötigt wird. Die verfügbaren **Aktionen, Funktionen und Module** hängen davon ab, welchem [Benutzerrecht](/verwaltung/benutzerrechte) der **Gruppenaccount** zugewiesen wurde. {% hint style="info" %} In der Regel macht es Sinn, den **Benutzern** eines [Benutzerrechts](/verwaltung/benutzerrechte), den Zugriff zum zugehörigen **Gruppenaccount** zu ermöglichen. {% endhint %} # Ansichten ### Einführung Durch verschiedene [Benutzerrechte](/verwaltung/benutzerrechte) mit verschiedenen [Berechtigungen](/verwaltung/benutzerrechte/berechtigungen) kann die Ansicht von intratool variieren, da manche Kombinationen von [Berechtigungen](/verwaltung/benutzerrechte/berechtigungen) die Benutzung verschiedener Module und Funktionen ausschließen können. Weiterhin muss während der Nutzung eines Gruppenaccounts, bei folgenden Prozessen der Benutzer bestätigt werden: * [Abgeben von Lesebestätigungen](/module-und-funktionen/infoboard/sicht-lesebestaetigung) * [Ausfüllen von Formularen (optional)](/module-und-funktionen/formulare/formular-ausfuellen) * [Erledigen von Aufgaben (optional)](/module-und-funktionen/aufgaben/aufgaben-aktionen#aufgabe-erledigen) ### *Beispiel Administrator* Der Administrator hat alle [Berechtigungen](/verwaltung/benutzerrechte/berechtigungen) (Administrationsrechte in allen Modulen). Daher sieht dieser in der Modulübersicht alle verfügbaren Module. ### *Beispiel Angestellte* Der "Angestellte" hat wiederum eingeschränkte [Berechtigungen](/verwaltung/benutzerrechte/berechtigungen). Daher sieht er nicht alle verfügbaren Module, sondern nur die, die für ihn im Arbeitsalltag relevant sind. # Benachrichtigungen ### Einführung Damit Sie jederzeit über alle Vorgänge in Ihrem intratool **informiert bleiben**, gibt es **Benachrichtigungen**. Diese können, falls Sie die intratool-App nutzen, auf Mobilgeräten als **Push-Benachrichtigungen** erhalten werden. Weiterhin werden Sie über die **"Glocke"** über **neu-erstellte Inhalte** und über den **"Haken"** über **fällige oder neue Aufgaben** informiert. Des Weiteren können Sie sich alle Benachrichtigungen detaillierter anzeigen lassen: mit einem Klick auf die **"Glocke"** erscheint darunter in blauer Schrift **"Benachrichtigungen"**. Darüber können Sie sich alle Benachrichtungen in voller Länge anschauen und filtern. Falls Sie ebenfalls über E-Mail benachrichtigt werden wollen, befolgen Sie die Anleitung: ### E-Mail Benachrichtigungen aktivieren Die **Aktivierung der E-Mail Benachrichtigung** hat zur Folge, dass Sie eine E-Mail erhalten, sobald an Ihren Benutzer ein Infoboardeintrag mit einer Lesebestätigung zugewiesen wird. 1. Klicken Sie auf **"Pfeil runter"** innerhalb des Headers. 2. Klicken Sie auf **"Profilangaben bearbeiten"**. 3. Öffnen Sie den Abschnitt **Persönliche Angaben**. 4. Tragen Sie Ihre **E-Mail Adresse** ein. 5. Öffnen Sie den Abschnitt **Benachrichtigungen**. 6. Klicken Sie auf **"E-Mail Benachrichtigungen erhalten"**. # Interface Elemente In den nachfolgenden Abschnitten werden Interface Elemente dokumentiert, die innerhalb der Web-App mehrfach wiederverwendet werden. Aufgeführt werden sowohl die bestehenden [Buttons](/einleitung/allgemeine-informationen/interface-elemente#buttons) aus intratool , als auch die Elemente des [Texteditors](/einleitung/allgemeine-informationen/interface-elemente#texteditor), mit entsprechenden Funktionserklärungen. ### Buttons Innerhalb von intratool werden diverse Buttons wiederkehrend verwendet, in den folgenden Abschnitten werden diese Buttons gezeigt und ihre Funktion erläutert. **Löschen** ![Löschen Button](/files/kwf9XKj4pliKcy7rwdxW) Löscht einen Eintrag der jeweiligen Entität. **Aktionen** ![Aktionen Button](/files/souWFAUIxBT79i9eq9hJ) Öffnet ein Menü zur Auswahl weiterer Aktionen dieser Entität. **Sortieren** ![Aktionen Button](/files/Y8lHiUoHgWGR2HYaVUeO) Öffnet ein Menü zur Auswahl der Sortierung der angezeigten Inhalte. **Neuen Inhalt erstellen** ![Neuer Inhalt Button](/files/JJC3B5HpQjBOq8o8hFGr) Öffnet ein Menü zur Erstellung von neuen Inhalten. **Duplizieren** ![Duplizieren Button](/files/M62661NC82AUxiZbORgg) Dupliziert den Eintrag der jeweiligen Entität. **Bearbeiten** ![Duplizieren Button](/files/kiQ0gtZuDxUoenPIVvTa) Lässt Sie einen Eintrag der jeweiligen Entität bearbeiten. **Nach oben/unten verschieben** ![Verschieben Button](/files/uZ1EuPlcvjY9gZmWosgi) Lässt Sie einen Eintrag der jeweiligen Entität nach oben oder unten verschieben. ### Texteditor Für alle **Freitext-Eingaben** wird ein einheitlicher Texteditor verwendet, der je nach Modul mit verschiedenen Funktionen zur Verfügung steht. In diesem Abschnitt wird der Texteditor mit allen verfügbaren Funktionen dokumentiert. Wie bereits erwähnt, kann die Anzahl der verfügbaren Funktionen je nach Modul abweichen. Die **Schaltflächen** oberhalb des Textfeldes dienen **zur Strukturierung Ihres Eintrags**, oder um **externe Inhalte hinzuzufügen**. Der Texteditor ist in folgenden Modulen zu finden: * [Infoboard](/module-und-funktionen/infoboard) (Voller Funktionsumfang) * [Kalender](/module-und-funktionen/kalender) * [Handbücher](/module-und-funktionen/handbuecher) * [Kontaktlisten](/module-und-funktionen/kontaktlisten) * [Aufgaben](/module-und-funktionen/aufgaben) * [Formulare](/module-und-funktionen/formulare) * Verwaltung -> Formulare -> Feldarten -> [Beschreibung](/verwaltung/formulare/feldarten) * Verwaltung -> Einstellungen -> Aufgaben-Fußzeile * Verwaltung -> Einstellungen -> [Nutzungsbedingungen](/verwaltung/einstellungen/rechtliches) ![Schrift fett Button](/files/GV8pn6jWcy8jbRnxHZw4) Schreibt die gewählte Textpassage fett. ![Schrift kursiv Button](/files/YZLe0czdavaOh0JUA1K6) Schreibt die gewählte Textpassage kursiv. ![Schrift unterstrichen Button](/files/hCdaEYtFD1jsDJygPWBQ) Unterstreicht die gewählte Textpassage. ![Schrift unterstrichen Button](/files/CYKKopmOUzT6PAPgTWJq) Stellt die Schriftgröße zwischen Klein - Normal - Groß - Größer ein. ![Nummerierte Liste Button](/files/RaDjVirAQ2qszeiRjahT) Erstellt eine nummerierte Liste. ![Aufzählungsliste Button](/files/7sJDH56MR8FeNuqP7wiv) Erstellt eine Aufzählungsliste. ![Verlinkung einfügen Button](/files/TKWcJUYgId0hP0NrLi0L) Fügt einen Link (für die gewählte Textpassage) hinzu. ![Schrift unterstrichen Button](/files/g8Tn1bsQjEHNQakrjK9l) Entfernt einen bereits erstellten Link. ![Bild einfügen Button](/files/hDmHX815d2iymxC5ClZh) Fügt ein Bild in Ihren Eintrag ein. ![Datei verlinken Button](/files/ODeXBjCqxU6Bs74jQv6J) Verlinkt eine Datei aus dem Dateimanager. {% hint style="info" %} Zusätzlich zu den oben erwähnten Schaltflächen können Sie ebenfalls Tabstops verwenden, um Ihren Text zu strukturieren. {% endhint %} {% hint style="info" %} **Link einfügen** Klicken Sie auf das Link-Symbol, um den **"Link einfügen"** Dialog zu öffnen. Um einen externen Link einzubinden, führen Sie im Dialog folgende Schritte durch: 1. Tragen Sie die **URL**, auf die der Link verweisen soll, ein. 2. Geben Sie einen **Text** an, der anstelle der URL im Eintrag erscheinen soll. Um einen internen Link einzubinden (der auf Inhalte im Dateimanager verweist), führen Sie im Dialog folgende Schritte durch: 1. Klicken Sie auf das **Ordner-Symbol**, um den **"Datei auswählen" Dialog** zu öffnen. 2. Wählen Sie aus den im Dateimanager vorhandenen Dateien eine Datei aus. 3. Geben Sie einen Text an, der anstelle der URL im Eintrag erscheinen soll. {% endhint %} # Infoboard Das Infoboard bietet die Möglichkeit **Einträge an** [**Benutzergruppen**](/verwaltung/benutzergruppen) **oder einen** [**Infoboard-Kanal**](/verwaltung/infoboard) **zu versenden**. Diese Einträge können von Benutzern der ausgewählten Benutzergruppen **kommentiert werden**, falls dies gewünscht ist. Ebenfalls können Sie nachvollziehen, wer diese Einträge **gesehen und/oder gelesen** hat. Sind Infoboard-Kanäle konfiguriert, erscheinen diese am PC im Browser **in** **der Seitenleiste** bzw. über die App durch Klick auf das **Drei-Striche-Menü** neben dem Titel des aktuell angezeigten Infoboard-Kanals. {% hint style="info" %} **Hinweis zur den Kanälen bzw. der Standardansicht** Sind keine Kanäle eingerichtet, wird das Infoboard wie gewohnt mit einer einzigen Seite angezeigt. Sind Kanäle eingerichtet, wird eine zusätzliche Übersicht "**Allgemein**" angezeigt, in der alle Infoboard-Einträge gesammelt werden, die keinem Kanal zugeordnet sind. {% endhint %} # Eintrag erstellen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie einen **Eintrag im Infoboard erstellen**. 1. Klicken Sie auf **"Neuer Eintrag"**, um die Maske zur Erstellung eines neuen Infoboard-Eintrags zu öffnen. 2. Tragen Sie den **Titel** und die **Nachricht** Ihres Eintrags ein. 1. Falls Sie Links, Bilder oder andere Dateien einfügen möchten finden Sie diese Optionen unter den grau hinterlegten Symbolen über dem Freitext-Feld. 2. Falls Sie ein Zitat/eine Horizontale Linie einfügen oder eine [Umfrage erstellen](/verwaltung/umfragen/umfragen-erstellen) möchten finden Sie diese Option unter dem "+▼" Symbol. 3. Fügen Sie einen bestehenden [Tag](/verwaltung/handbuecher/tags) zum Eintrag hinzu oder legen einen neuen Tag an. 4. Wählen Sie in den **"Berechtigungen"** aus, für welche [Benutzergruppen](/verwaltung/benutzergruppen) Ihr Eintrag sichtbar sein wird.\ Wird der Eintrag in einem **Kanal** erstellt, wird die Auswahl der Benutzergruppen durch die Auswahl des Kanals ersetzt. 5. Über die **Einstellungen können Sie weitere Funktionen auswählen.** 1. Falls Sie für Ihren Eintrag [Lesebestätigungen](/module-und-funktionen/infoboard/sicht-lesebestaetigung) erhalten möchten, klicken Sie auf den Schieberegler **"Lesebestätigung anfordern"**. 2. Falls Sie **nicht zulassen wollen**, dass Ihr Eintrag **kommentiert werden kann**, klicken Sie auf den Schieberegler **"Kommentieren erlaubt"**, sodass dieser in grauer Farbe erscheint. 3. Wählen Sie aus, ob der Eintrag [oben angeheftet](/module-und-funktionen/infoboard/eintrag-aktionen#eintrag-oben-anheften-losloesen) werden soll. 4. Wählen Sie aus, ob der Eintrag **zu einem anderen Zeitpunkt veröffentlicht werden soll**. 5. Klicken Sie auf **"Speichern"**, um Ihren Eintrag abzuspeichern. {% hint style="info" %} **Infoboard-Kanal auswählen** Wenn auf Ihrem Infoboard Kanäle konfiguriert sind, können Sie beim Erstellen eines Infoboard-Eintrags auswählen, in welchem Kanal Sie den Eintrag erstellen möchten. * Der Eintrag erscheint dann nur in diesem Kanal und nur die Benutzergruppen, die für diesen Kanal berechtigt sind, sehen den Eintrag. * Außerdem können Sie über "**Benutzergruppen im Kanal einschränken**" noch einmal die Sichtbarkeit für die Benutzergruppen innerhalb des Kanals einschränken. * Erstellt man einen Eintrag unter "**Allgemein**", muss er keinem Kanal zugeordnet werden. {% endhint %} {% hint style="info" %} **Tag erstellen** Geben Sie in die Zeile der Tags einen Begriff ein. * Wenn dieser Tag schon besteht, so bekommen Sie Tags zum Auswählen eingeblendet. * Wenn der Tag noch nicht besteht, so geben Sie den gewünschten Begriff in die Tag-Zeile ein und drücken die **"Enter-Taste"**. Dann wird der Tag neu erstellt. Die im Infoboard erstellten Tags können unter Verwaltung -> Tags bearbeitet werden. {% endhint %} {% hint style="info" %} Kommentare sind für Infoboard-Einträge standardmäßig erlaubt, falls Sie dies beibehalten möchten, überspringen Sie **Schritt 5**. {% endhint %} # Eintrag Aktionen In diesem Abschnitt finden Sie alle **Aktionen**, **die Sie mit einem Infoboard-Eintrag vornehmen können**. Um auf die Eintrag-Aktionen zuzugreifen: 1. Klicken Sie auf **"..."**. 2. Wählen Sie eine der Aktionen: [teilen](#eintrag-teilen), [bearbeiten](#eintrag-bearbeiten), [oben anheften/loslösen](#eintrag-oben-anheften-losloesen), [zurücksetzen](#eintrag-zuruecksetzen) oder [löschen](#eintrag-loeschen) aus. Alle weiteren Informationen bezüglich der jeweiligen Aktionen finden Sie innerhalb der Abschnitte. ### Eintrag teilen 1. Kopieren Sie den **Link** durch das Klicken der **Büroklammer**. Erstellen Sie einen **Neuen Eintrag**, in den Sie den kopierten Link einfügen und gehen Sie dann wie bei [Eintrag erstellen](/module-und-funktionen/infoboard/eintrag-erstellen) vor. ### Eintrag bearbeiten 1. Nehmen Sie Ihre gewünschten **Änderungen** vor. 2. Klicken Sie **Speichern**. ### Eintrag oben anheften/loslösen Der **Eintrag** wird bereits durch die **Auswahl der Aktion oben angepinnt/losgelöst**. **Oben angeheftete Beiträge** werden mit allen anderen angehefteten Beiträgen am Anfang des Infoboard's angezeigt. {% hint style="info" %} Die Umkehraktion **Eintrag oben loslösen** erscheint an gleicher Stelle des Interfaces, wenn der Eintrag bereits oben angeheftet ist. {% endhint %} ### Eintrag zurücksetzen Durch diese Aktion werden alle in Schritt 3 ausgewählten **Inhalte des Infoboard-Eintrags gelöscht**. 1. Wählen Sie die **zurückzusetzenden Inhalte** aus. 2. Klicken Sie auf **"Zurücksetzen"**. ### Eintrag löschen 1. Klicken Sie **"Löschen"**, um den Vorgang zu bestätigen. ### Einträge filtern Die Aktion **Einträge filtern** lässt Sie bestimmen, welche Infoboard-Einträge angezeigt werden. Einträge können nach [Benutzergruppen](/verwaltung/benutzergruppen), **Status** und **Zeitraum** gefiltert werden. 1. Klicken Sie auf das **"Filtersymbol"**, um die Filteroptionen zu öffnen. 2. Wählen Sie eine beliebige **Zusammenstellung von Filteroptionen**, um die ausgegebenen Einträge zu bestimmen. #### Filteroptionen **Tags** Lässt Sie die Einträge nach ihrer Zuordnung zu [Tags](/verwaltung/tags) filtern. **Benutzergruppen** Lässt Sie die Einträge nach ihrer Zuordnung zu [Benutzergruppen](/verwaltung/benutzergruppen) filtern. **Einträge** Lässt Sie die Einträge nach den unten aufgelisteten Eintrag-Status filtern. * **Veröffentlicht:** Bereits veröffentlichte Beiträge. * **Unveröffentlicht:** In die Zukunft terminierte Beiträge. * **Von mir erstellt:** Einträge, die Ihr [Benutzer](/verwaltung/benutzer) erstellt hat. **Gesehen** Lässt sie die Einträge nach den unten aufgelisteten Eintrag-Status filtern. * **Von jemandem gesehen:** Einträge, die mindestens ein [Benutzer](/verwaltung/benutzer) gesehen hat. * **Von keinem gesehen:** Einträge, die kein [Benutzer](/verwaltung/benutzer) gesehen hat. * **Von mir gesehen:** Einträge, die Sie gesehen haben. * **Nicht von mir gesehen:** Einträge, die Sie nicht gesehen haben. **Gelesen** Lässt Sie die Einträge nach den unten aufgelisteten Eintrag-Status filtern. * **Von jemandem gelesen:** Einträge, die mindestens ein [Benutzer](/verwaltung/benutzer) gelesen hat. * **Von keinem gelesen:** Einträge, die kein [Benutzer](/verwaltung/benutzer) gelesen hat. * **Von mir gelesen:** Einträge, die Sie gelesen haben. * **Nicht von mir gelesen:** Einträge, die Sie nicht gelesen haben. **Kommentare** Lässt Sie die Einträge nach den unten aufgelisteten Eintrag-Status filtern. * **Von jemandem kommentiert** Einträge, die mindestens ein [Benutzer](/verwaltung/benutzer) kommentiert hat. * **Von keinem kommentiert** Einträge, die kein [Benutzer](/verwaltung/benutzer) kommentiert hat. * **Von mir kommentiert** Einträge, die Sie kommentiert haben. **Zeitraum** Lässt Sie die Einträge eines bestimmten Zeitraums filtern. ### Einträge sortieren Die Aktion Einträge sortieren lässt Sie die Sortierung zwischen **neueste Einträge zuerst** und **älteste Einträge zuerst** wählen. 1. Klicken Sie auf das **"Sortieren-Symbol"**. 2. Wählen Sie die von Ihnen gewünschte **Sortierung**. ### Eintrag anzeigen Diese Aktion wird Sie auf die Einzelansicht eines Eintrags führen. 1. Klicken Sie auf das **Erstelldatum** des Eintrags um die Einzelansicht zu öffnen. # Kommentar erstellen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie einen **Kommentar zu einem Eintrag erstellen**. 1. Klicken Sie auf **"Neuer Kommentar"**. 2. Tragen Sie die **Nachricht** Ihres Kommentars ein. 3. Klicken Sie auf **"Erstellen"**, um Ihren Kommentar zu veröffentlichen. # Kommentar Aktionen In diesem Abschnitt finden Sie **alle Aktionen, die Sie mit einem Kommentar vornehmen können**. Um auf die Kommentar-Aktionen zuzugreifen: 1. Klicken Sie auf **"..."**. 2. Wählen Sie eine der Aktionen: [teilen](#kommentar-teilen), [bearbeiten](#kommentar-bearbeiten) oder [löschen](#kommentar-loeschen) ### Kommentar teilen Die Aktion **"Kommentar teilen" erstellt einen Link zum ausgewählten Kommentar**, sodass Sie aus anderen Einträgen, Kommentaren o.Ä. auf den Kommentar verweisen können. 1. Klicken Sie auf die **"Büroklammer"**, um den Link zu kopieren. 2. Fügen Sie den **Link** im Modul Ihrer Wahl hinzu. ### Kommentar bearbeiten Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie Sie einen **Kommentar bearbeiten** 1. Nehmen Sie Ihre gewünschten **Änderungen** vor. 2. Klicken Sie **"Speichern"**. ### Kommentar löschen Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie Sie einen **Kommentar löschen** 1. Klicken Sie auf **"Löschen"**, um den Vorgang abzuschließen oder auf **"Abbrechen"**, um diesen abzubrechen. # Sicht-/Lesebestätigung Unterhalb der Nachricht eines Infoboard-Eintrags erhalten Sie Infos darüber, **wer den Eintrag gesehen** oder **gelesen hat**. ### "Gesehen von" anzeigen Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie Sie die **"Sichtbestätigungen" anzeigen**. 1. Klicken Sie auf **"Gesehen von"**. Die Aufzeichnung der Benutzer, die einen Eintrag **gesehen** haben, **erfolgt automatisch** und muss nicht konfiguriert werden. {% hint style="info" %} Ein Eintrag wird für den Benutzer als gesehen markiert, sobald er länger als 3 Sekunden auf diesem verweilt (dabei muss ein Viertel des Textes im Sichtbereich des Benutzers liegen). {% endhint %} ### "Gelesen von" anzeigen Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie Sie die **"Lesebestätigungen anzeigen"**. 1. Klicken Sie auf **"Gelesen von"**. Die Aufzeichnung der Benutzer, die einen Eintrag **gelesen** haben, **muss** bei der [Erstellung des Eintrags](/module-und-funktionen/infoboard/eintrag-erstellen) **manuell vorgenommen werden**. # Eintrag Eigenschaften An der **farblichen Markierung des Infoboard-Eintrags**, sowie den **Icons am Rand des Eintrags**, können Sie den Status eines Infoboard-Eintrags erkennen. Im Folgenden werden die verschiedenen Markierungen mitsamt ihrer Bedeutung aufgelistet: **Gelb:** Standardfarbe. **Blau:** Sie haben diesen Eintrag erstellt. **Grün:** Sie haben den Eintrag gesehen. **Rot:** Dieser Eintrag erfordert eine Lesebestätigung. **Lila:** Dieser Eintrag wird durch den **Erweiterten Zugriff** angezeigt. **Grau hinterlegt:** Dieser Eintrag wurde [terminiert](/module-und-funktionen/infoboard/eintrag-aktionen) und wird zum Zeitpunkt des Erstelldatums im Infoboard veröffentlicht. **Neu:** Dieser Eintrag wurde von Ihrem Gruppenaccount erstellt und Sie haben ihn noch nicht gesehen. **Heftzweck:** Dieser Eintrag wurde vom Ersteller [oben angeheftet](/module-und-funktionen/infoboard/eintrag-aktionen#eintrag-oben-anheften-losloesen), dadurch erscheint dieser gruppiert mit allen anderen angehefteten Beiträgen ganz oben im Infoboard. {% hint style="info" %} Einträge, die eine **Lesebestätigung erfordern**, **werden Grün markiert sobald Sie eine Lesebestätigung abgegeben haben**. Einträge, die an einen oder mehrere **Gruppenaccounts gerichtet sind**, ändern Ihre Farbe nach und nach **von Rot zu Grün**, je nachdem wie viele Benutzer diesen als **gelesen** markiert haben. {% endhint %} # Handbücher In den Handbüchern können Sie Informationen über Arbeitsabläufe, Hinweise oder Anweisungen nachlesen. Es kann verschiedene Handbücher geben, die in Kapiteln und Einträgen organisiert werden können. Um Handbücher, Kapitel oder Einträge zu erstellen, benötigen Sie Zugriff auf die Verwaltung. [Hier](/verwaltung/handbuecher) erklären wir Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten in der Verwaltung genauer. # Eintrag Aktionen Über das Menü **"..."** an einem Handbuch-Eintrag rufen Sie die verfügbaren Aktionen auf. Welche davon angezeigt werden, hängt von Ihren [Berechtigungen](/verwaltung/benutzerrechte) ab. Klicken Sie am gewünschten Eintrag auf **"..."**, um das Menü zu öffnen. Zur Verfügung stehen: * **Eintrag bearbeiten**: den Inhalt des Eintrags ändern. * **Zurücksetzen**: die Gesehen- und Gelesen-Statistik des Eintrags zurücksetzen, ähnlich wie im [Infoboard](/module-und-funktionen/infoboard). Danach müssen die Benutzer den Eintrag erneut zur Kenntnis nehmen. * **Link kopieren**: einen direkten Link zum Eintrag in die Zwischenablage kopieren. * **Unterhaltungen**: Eine Unterhaltungen zum Eintrag öffnen. * **Handbuch-Eintrag teilen**: den Eintrag teilen, zum Beispiel im [Infoboard](/module-und-funktionen/infoboard). {% hint style="info" %} Sehen Sie nur einen Teil dieser Aktionen? Dann schließt Ihr Benutzerrecht die übrigen aus. Aktionen wie das Bearbeiten oder Zurücksetzen setzen die entsprechenden Rechte voraus. {% endhint %} # Weitere Aktionen * Über den "Zurück" Button kommen Sie in den vorherigen Eintrag. * Im Suchfeld können Sie nach Stichworten suchen, um Einträge schneller zu finden. * Unter jedem Eintrag können Sie zum nächsten oder vorherigen Eintrag blättern oder zurück zur Übersicht gelangen. # Lesebestätigung Klicken Sie auf das "Buch-Symbol", tragen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, wenn Sie gerade über einen Gruppenaccount eingeloggt sind und klicken Sie auf "Bestätigen". # Kontaktlisten In den **Kontaktlisten** hinterlegen Sie die wichtigsten Kontakte Ihres Unternehmens zentral an einem Ort, zum Beispiel Kunden, Lieferanten oder interne Ansprechpartner. So haben Ihre Mitarbeiter die richtigen Kontaktdaten immer griffbereit, und Sie steuern über Berechtigungen, welche Listen für wen sichtbar sind. ### Voraussetzungen * In Ihrem [Benutzerrecht](/verwaltung/benutzerrechte) muss das Modul **Kontaktlisten** aktiviert sein, damit die Kachel in der Navigation erscheint. * Zum Anlegen und Bearbeiten von Kontakten und Listen benötigen Sie die entsprechenden [Berechtigungen](/verwaltung/benutzerrechte/berechtigungen). Ohne diese können Sie freigegebene Kontakte nur ansehen. ### Was Sie in den Kontaktlisten tun können * [**Kontaktliste erstellen**](/module-und-funktionen/kontaktlisten/kontaktliste-erstellen): eine neue Liste anlegen und über Berechtigungen festlegen, welche Benutzer oder Benutzergruppen sie sehen dürfen. * [**Kontakt erstellen**](/module-und-funktionen/kontaktlisten/kontakt-erstellen): einen einzelnen Kontakt zu einer Liste hinzufügen, bei Bedarf mit Ansprechpartner. * [**Kontakte importieren**](/module-und-funktionen/kontaktlisten/kontakte-importieren): mehrere Kontakte auf einmal aus einer CSV-Datei übernehmen. ### Gut zu wissen {% hint style="info" %} **Name und Kontaktliste sind Pflichtfelder.** Jeder Kontakt braucht einen Namen und muss einer Liste zugeordnet sein, sowohl beim manuellen Anlegen als auch beim Import. {% endhint %} {% hint style="info" %} Über die Berechtigungen einer Kontaktliste bestimmen Sie, wer sie sieht. Legen Sie Listen daher so an, dass jede Zielgruppe genau die Kontakte findet, die für sie relevant sind. {% endhint %} # Kontakt erstellen So legen Sie einen einzelnen Kontakt an und ordnen ihn einer Kontaktliste zu. 1. Klicken Sie auf **"Neuer Kontakt"**, um die Eingabemaske zu öffnen. 2. Tragen Sie den **Namen** ein und wählen Sie eine **Kontaktliste** aus. Beide Felder sind Pflicht. 3. Ergänzen Sie bei Bedarf die weiteren **Kontaktdaten**: Telefon, Fax, E-Mail, Straße, Postleitzahl und Stadt. 4. Über den aufklappbaren Bereich **Anmerkungen** können Sie zusätzliche Notizen zum Kontakt hinterlegen. 5. Über den aufklappbaren Bereich **Ansprechpartner** fügen Sie einen Ansprechpartner mit Name, Position, Telefon, Mobiltelefon und E-Mail hinzu. 6. Speichern Sie den Kontakt. {% hint style="info" %} Nur Name und Kontaktliste sind Pflichtangaben. Alle weiteren Felder sind optional und können auch später ergänzt werden. {% endhint %} # Kontaktliste erstellen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie eine neue **Kontaktliste erstellen**. 1. Klicken Sie auf **"Neue Kontaktliste"**, um die Maske zur Erstellung eines neuen Kontakt-Eintrags zu öffnen. 2. Tragen Sie den Titel ein 3. Wählen Sie unter Berechtigungen die Art der Veröffentlichung aus. Mit der Berechtigung kann bestimmt werden, welche Benutzergruppe oder welche Benutzer die Kontaktliste sehen dürfen. # Kontakte importieren ## Kontakte importieren Statt Kontakte einzeln anzulegen, können Sie mehrere Kontakte auf einmal aus einer **CSV-Datei** importieren. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie bestehende Kontaktdaten aus einer anderen Anwendung übernehmen möchten. ### CSV-Datei vorbereiten Damit intratool die Daten korrekt zuordnet, müssen die Spalten Ihrer CSV-Datei den vorgegebenen Feldnamen entsprechen. **Name** und **Kontaktliste** sind Pflichtfelder, die übrigen Spalten sind optional. | Feldname | Inhalt | | ----------------------------- | --------------------------------- | | `contact_list` | Kontaktliste (Pflichtfeld) | | `name` | Name des Kontakts (Pflichtfeld) | | `phone` | Telefon | | `fax` | Fax | | `email` | E-Mail | | `street` | Straße | | `zipcode` | Postleitzahl | | `city` | Stadt | | `notes` | Anmerkungen | | `contact_person_name` | Name des Ansprechpartners | | `contact_person_position` | Position des Ansprechpartners | | `contact_person_phone` | Telefon des Ansprechpartners | | `contact_person_mobile_phone` | Mobiltelefon des Ansprechpartners | | `contact_person_email` | E-Mail des Ansprechpartners | ### Datei speichern 1. Wählen Sie im Menü **"Datei"** den Punkt **"Speichern unter"**. 2. Wählen Sie den gewünschten Speicherort. 3. Wählen Sie als Dateiformat **".csv (CSV UTF-8)"**. 4. Speichern Sie die Datei. ### Import in intratool Öffnen Sie das Modul **Kontaktlisten** und klicken Sie auf **"Kontakte importieren"**. Wählen Sie anschließend Ihre vorbereitete CSV-Datei aus. {% hint style="info" %} Speichern Sie die Datei im Format CSV UTF-8. So werden Umlaute und Sonderzeichen korrekt übernommen. {% endhint %} # Aufgaben In den Aufgaben können die zuvor in der [Aufgaben-Verwaltung](/verwaltung/aufgaben) erstellten Aufgaben erledigt werden. Es können die Ansichten: **Heute**, **Woche** und **Verpasst** ausgewählt werden. Weiterhin können [automatisierte Berichte](/module-und-funktionen/aufgaben/automatisierter-bericht-aktionen) oder [Direktberichte](/module-und-funktionen/aufgaben/aufgabenbericht-erstellen#direktbericht-erstellen) erstellt werden. # Aufgaben Aktionen ### Aufgabe erledigen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie eine **Aufgabe erledigen**. 1. Klicken Sie den **"grünen Haken**", um die Aufgabe zu erledigen. Um eine **Aufgabe zu erledigen, deren Ausführung protokolliert werden soll:** 1. Klicken Sie den **"grünen Haken"**, um den Dialog zur **Erledigung der Aufgabe** zu öffnen. 2. Füllen Sie ggf. die geforderten **Felder** aus. 3. Klicken Sie **"Erledigen"**, um den Vorgang abzuschließen. ### Aufgabe nicht erledigen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie eine **Aufgabe ablehnen**. 1. Klicken Sie das **"rote X"**, um den Dialog zum **Ablehnen der Aufgabe** zu öffnen. 2. Geben Sie eine **"Begründung"** an, warum die Aufgabe nicht erledigt werden konnte. 3. Klicken Sie auf **"Nicht erledigen"**, um den Vorgang abzuschließen. ### Aufgaben-Informationen anzeigen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie die **Aufgaben-Informationen anzeigen**. 1. Klicken Sie auf **"i"**, um den Dialog mit den **Aufgaben-Informationen** anzuzeigen. # Aufgabenbericht erstellen Direktbericht erstellen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie einen **Direktbericht erstellen**. Dieser Bericht kann als **PDF generiert** und auf Ihr Dateisystem **heruntergeladen werden**, sofern dies möglich ist. Falls Sie intratool auf einem **iOS-Gerät** benutzen, wird Ihnen das PDF **in einer Vorschau angezeigt**. 1. Wählen Sie **"Direkt"**. 2. Wählen Sie einen [**Berichtstyp**](#auswahl-des-berichtstyps). 3. Wählen Sie einen [**Zeitraum**](#auswahl-des-berichtszeitraums). 4. Klicken Sie **"Bericht herunterladen".** ### Automatisierten Bericht erstellen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie einen **automatisierten Bericht erstellen**. Dieser Bericht wird mit einer bestimmten **Frequenz** so lange **erstellt**, bis Sie die Routine **abbrechen**. Die generierten Berichte können unter dem Tab **Automatisiert** eingesehen werden. 1. Wählen Sie **"Automatisiert"**. 2. Klicken Sie **"+ Bericht erstellen"**, um die Maske für den **automatisierten Bericht** zu öffnen. 3. Tragen Sie den **Namen** des Berichts ein. 4. Wählen Sie einen [**Berichtstyp**](#auswahl-des-berichtstyps). 5. Wählen Sie je nach [**Berichtstyp**](#auswahl-des-berichtstyps) entsprechende Berichtsinhalte aus. 6. Wählen Sie einen **Ausführungszeitpunkt**. 7. Wählen Sie unter **Wiederholen** aus, in welchem Rhythmus der Bericht erstellt werden soll. 8. Unter Einstellungen können Sie auswählen 1. ob Sie nur **Aufgaben mit Ausführungen angezeigt** bekommen möchten. 2. ob Sie **E-Mail Benachrichtigungen** für den Bericht erhalten möchten. Tragen Sie die **E-Mail-Adresse** des Empfängers ein. 9. Klicken Sie **"Speichern"**. {% hint style="info" %} **"Nur Aufgaben mit Ausführungen anzeigen"** Wenn Sie diese Option auswählen, dann werden nur Aufgaben, die auch bis zu dem festgelegten Zeitpunkt bearbeitet wurden, im Bericht aufgeführt. Aufgaben, deren Fälligkeit in der Zukunft liegt aber jetzt schon angezeigt werden, werden somit nicht in dem Bericht mit aufgeführt. {% endhint %} #### Auswahl des Berichtstyps Als Berichtstyp können **Benutzergruppen**, **Benutzer** oder **Aufgaben** gewählt werden. **Benutzergruppen** Erstellt einen Bericht über die Ausführungen von Aufgaben, einer oder mehrerer Benutzergruppe(n). **Benutzer** Erstellt einen Bericht über die Ausführungen von Aufgaben, eines oder mehrerer Benutzer(s). **Aufgaben** Erstellt einen Bericht über die Ausführungen von einer oder mehreren Aufgabe(n). #### Auswahl des Berichtszeitraums Als Berichtszeitraum können **täglich**, **wöchentlich, monatlich und jährlich** gewählt werden. **Täglich** Erstellt einen Bericht über die Ausführungen von Aufgaben für den **letzten Tag**. **Wöchentlich** Erstellt einen Bericht über die Ausführungen von Aufgaben innerhalb der **aktuellen Woche**. **Monatlich** Erstellt einen Bericht über die Ausführungen von Aufgaben innerhalb des **aktuellen Monats**. **Jährlich** Erstellt einen Bericht über die Ausführungen von Aufgaben innerhalb des **aktuellen Jahres** **Zeitraum** Erstellt einen Bericht über die Ausführungen von Aufgaben innerhalb eines festgelegten **Zeitraums**. Führen Sie unter Ausführung folgende Punkte durch: * Wählen Sie einen **Startzeitpunkt und ggf. Uhrzeit aus**. * Wählen Sie die Frequenz der Wiederholungen aus. ### Aufgabenstatus * **Grün:** Die Aufgabe wurde rechtzeitig erledigt. * **Orange:** Die Aufgabe wurde verspätet erledigt, d.h. nach der angegebenen Fälligkeit. * **Rot:** Die Aufgabe wurde nicht erledigt, d.h. bei der Aufgabenausführung wurde das **"rote X"** betätigt. * **Dunkelrot:** Die Aufgabe wurde verpasst. Verpasste Aufgaben werden immer dann angelegt, wenn eine Aufgabe bis zum nächsten Tag (ab 00:00 Uhr) nicht erledigt wurde. Wenn sie wiederholt wird, wird ein Sonderverhalten angewendet, um sicherzustellen, dass es immer nur eine verpasste Aufgabe zu einer Aufgabe gibt. # Automatisierter Bericht Aktionen In diesem Abschnitt finden Sie alle Aktionen, die Sie mit einem automatisierten Bericht vornehmen können. Um auf die automatisierten Bericht Aktionen zuzugreifen: 1. Klicken Sie auf den Stift um den Bericht zu [bearbeiten](#automatisierten-bericht-bearbeiten). 2. Um den Bericht zu duplizieren oder zu löschen klicken Sie auf **"..."**. ### Automatisierten Bericht bearbeiten Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie einen **Automatisierten Bericht bearbeiten**. 1. Nehmen Sie die gewünschten **Änderungen** in der Maske vor. 2. Klicken Sie **"Speichern"**, um den Vorgang abzuschließen. # Aufgaben 2.0 Im Modul **Aufgaben 2.0** erledigen Ihre Mitarbeiter die Aufgaben, die ihnen zugewiesen wurden, und behalten offene wie abgeschlossene Vorgänge im Blick. Über **Schnellaufgaben** können Benutzer außerdem selbst kurzfristige Aufgaben anlegen und zuweisen. ### Voraussetzungen * In Ihrem [Benutzerrecht](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte) muss das Modul **Aufgaben 2.0** aktiviert sein, damit die Kachel in der Navigation erscheint. * Die zugewiesenen Aufgaben stammen aus der [Aufgaben 2.0-Verwaltung](https://docs.intratool.de/verwaltung/aufgaben-2.0), in der die zugehörigen Vorlagen und Zuweisungen angelegt werden. ### Was Sie im Modul Aufgaben 2.0 tun können * [**Aufgaben-Aktionen**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/aufgaben-2.0/aufgaben-aktionen): eine Aufgabe erledigen, ablehnen oder zurücksetzen, die Aufgabentour starten und die Statusinformationen einsehen. * [**Schnellaufgabe erstellen**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/aufgaben-2.0/schnellaufgabe-erstellen): schnell eine neue Aufgabe anlegen, mit Titel, Fälligkeit und Zuständigkeit, und sie sich selbst, anderen Benutzern oder Benutzergruppen zuweisen. Sie können zwischen offenen und abgeschlossenen Aufgaben wechseln und die Ansicht nach Ihren Bedürfnissen filtern. ### Gut zu wissen {% hint style="info" %} Komplexere Aufgaben mit Berichtsfeldern, Unteraufgaben und Folgeprozessen werden nicht hier, sondern in der Aufgaben 2.0-Verwaltung über Vorlagen und Zuweisungen eingerichtet. In diesem Modul geht es um das Erledigen der Aufgaben. {% endhint %} {% hint style="info" %} Wird eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt, werden Sie aufgefordert, dies mit einer Begründung zu vermerken. Beim Zurücksetzen einer bereits erledigten Aufgabe gehen deren Ausführungsinformationen unwiderruflich verloren, Unteraufgaben bleiben davon unberührt. {% endhint %} # Aufgaben Aktionen ### Aufgabe erledigen Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie Sie eine Aufgabe 2.0 erledigen. 1. Klicken Sie den grünen Haken, um die Aufgabe zu erledigen. 2. Falls mehrere Berichtsfelder auszufüllen sind oder weitere Informationen gegeben sind, klappen Sie die Aufgabe aus und befüllen die benötigten Felder. Danach können Sie die Aufgabe mit dem grünen "Haken" erledigen. Wird eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt, werden Sie aufgefordert, dies mit einer Begründung zu vermerken. ### Aufgabentour starten Durch Klicken auf das blaue Symbol am rechten Rand starten Sie die "Aufgaben-Tour". Diese leitet Sie durch die zu erledigenden Teilaufgaben. Dies ist besonders bei längeren Aufgaben auf Mobilgeräten nützlich, um die Übersicht zu behalten oder der Reihenfolge der Aufgabenstellung zu folgen. ### Aufgabe ablehnen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie eine Aufgabe 2.0 ablehnen. 1. Klicken Sie auf das rote Kreuz um die Aufgabe abzulehnen. 2. Geben Sie eine Begründung an, warum die Aufgabe nicht erledigt werden konnte. 3. Klicken Sie auf "Nicht erledigen", um den Vorgang abzuschließen. ### Aufgabe zurücksetzen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie eine Aufgabe 2.0 zurücksetzen. 1. Wechseln Sie zum Reiter "Abgeschlossen". 2. Finden Sie Ihre vorher erledigte Aufgabe. 3. Klicken Sie auf den umgekehrten Pfeil am rechten Rand der Aufgabe. {% hint style="info" %} Die Aufgabe und ihre Ausführungsinformationen werden dadurch unwiderruflich zurückgesetzt. Unteraufgaben bleiben davon unberührt. {% endhint %} ### Aufgaben-Informationen Zwischen dem Titel der Aufgabe und den "Erledigt"-Optionen finden Sie weitere Angaben zum Status der Aufgabe. Diese Angaben geben Auskunft über folgende Informationen: * Zu welchem Zeitpunkt soll die Aufgabe erledigt werden. * Die Aufgabe ist bereits in Bearbeitung. * Die Aufgabe ist verspätet in Bearbeitung. * Von wem wird die Aufgabe bearbeitet. * Wie viele Teilaufgaben sind bereits erledigt. Wenn die Aufgabe eine Beschreibung enthält, ist diese nach dem Aufklappen sichtbar. # Schnellaufgaben erstellen Klicken Sie auf **„+ Neue Aufgabe"** und anschließend auf **„Schnellaufgabe"**, um das Fenster zum Anlegen einer neuen Schnellaufgabe zu öffnen. Wenn mehrere [Schnellaufgaben-Vorlagen](/verwaltung/aufgaben-2.0/vorlagen/vorlage-erstellen/schnellaufgaben) vorhanden sind, können Sie oben über das Feld **„Typ"** auswählen, auf welcher Vorlage die neue Aufgabe basieren soll. Ansonsten wird eine Standard-Vorlage verwendet. ## Aufgabendetails festlegen Im Fenster **„Schnellaufgabe erstellen"** legen Sie die folgenden Details zur Aufgabe fest: **Titel**\ Geben Sie der Schnellaufgabe einen eindeutigen Titel. **Beschreibung**\ Erfassen Sie hier die Details der Aufgabe. Über **„Mehr Textoptionen einblenden"** können Sie den Text formatieren sowie Links und Dateien einfügen. **Innerhalb von**\ Legen Sie die Fälligkeit fest. Wählen Sie schnell aus den vorgegebenen Optionen (z. B. Heute, Eine Woche) oder bestimmen Sie über **„Eigenes Datum auswählen"** einen individuellen Termin. **Wer**\ Wählen Sie die Zuständigkeit aus. Sie können die Aufgabe sich selbst, bestimmten Benutzern oder ganzen Benutzergruppen zuweisen. **Einstellungen anzeigen**\ Hier können Sie festlegen, ob Benutzer die Erledigung im Gruppenaccount mit Passwort bestätigen müssen und ob eine Ablehnung der Aufgabe begründet werden muss. ## Aufgabe erstellen Klicken Sie auf **„Bestätigen"**, um die Aufgabe zu erstellen. Alternativ können Sie auf das **„+"** neben dem Button klicken, um die Aufgabe zu speichern und sofort das Fenster für eine weitere neue Schnellaufgabe zu öffnen. ## Übersicht und Status In der Übersicht von **Aufgaben 2.0** wird die neu angelegte Aufgabe automatisch im Reiter **„Von mir zugewiesen"** angezeigt. Dort können Sie den Bearbeitungsstand verfolgen. Der Status wird in **„Offen"**, **„Erledigt"** und **„Verpasst"** unterteilt. # Kalender Ob Werbekalender, Urlaubskalender oder interne Termine. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern mit dem Kalender-Modul alle Termine im Überblick zur Verfügung. Die Kategorien für den Kalender werden zuvor in der Verwaltung unter [Einstellungen](/verwaltung/einstellungen/kalender) angelegt. # Termin erstellen Klicken Sie auf **"Neuer Termin"**, um die Maske zur Erstellung eines neuen Kalender-Eintrags zu öffnen. Im **Textfeld Titel** können Sie den Termin benennen. Optional können Sie einen Ort und / oder eine Beschreibung hinzufügen. Zum Einstellen der Zuweisung legen Sie fest in welchem Kalender der Termin erscheint und welchen Benutzergruppen der Eintrag angezeigt werden soll. Unter Zeitpunkt können Sie das Ereignis genauer definieren, ob es ganztägig stattfindet, den Zeitraum festlegen und ob sich das Ereignis in einem bestimmten Abstand wiederholt. {% hint style="info" %} Bevor Sie mit dem Anlegen der Termine starten, legen Sie zuvor in den [Einstellungen](/verwaltung/einstellungen/kalender) Ihre gewünschten Kategorien, wie Urlaub, Veranstaltungen, etc. an. {% endhint %} # Termin Aktionen ### Termin teilen Um einen Termin zu teilen, klicken Sie auf den Termin und anschließend auf "Teilen" im erscheinenden Dialog. Anschließend haben Sie die Option, den Link in die Zwischenablage zu kopieren oder der Termin direkt im Infoboard zu teilen. ### Termin bearbeiten Um einen Termin zu bearbeiten, klicken Sie auf den Termin und anschließend auf "Bearbeiten" im erscheinenden Dialog. Daraufhin öffnet sich die Maske zum bearbeiten des Termins. Falls es sich um einen wiederholenden Termin handelt, werden Sie vorab gefragt ob nur dieser Termin, dieser und alle folgenden Termine oder alle Termine in der Serie bearbeiten werden sollen. ### Termin löschen Um einen Termin zu löschen, klicken Sie auf den Termin und anschließend auf "Löschen" im erscheinenden Dialog. Abschließend müssen Sie noch bestätigen, ob der Termin wirklich gelöscht werden soll. Falls es sich um einen wiederholenden Termin handelt, werden Sie vorab gefragt ob nur dieser Termin, dieser und alle folgenden Termine oder alle Termine in der Serie gelöscht werden sollen. # Termine importieren Klicken Sie auf **"Termine importieren"**, um die Maske für den Import zu öffnen. Aus bereits vorhandenen ICS-Dateien können Termine in Ihren intratool Kalender importiert werden. # Dateimanager In Ihrem Dateimanager können Sie alle Ihre Dateien verwalten, sowie neue Dateien hinzufügen. Die mit den Sternchen versehenen Ordner werden von intratool selbst generiert und können nicht gelöscht werden. # Datei hochladen 1. Klicken Sie auf **"Datei hochladen"**, um die Maske zum Hochladen einer Datei zu öffnen. 2. Gehen Sie dann auf **"Dateien auswählen"**, um eine Datei von Ihrem Dateisystem auszuwählen, oder ziehen Sie die hochzuladenden Dateien per "Drag & Drop" in das grau umrandete Feld ("Dateien hier ablegen"). Alternativ: **Dateien ersetzen** 1. Klicken Sie auf "..." einer beliebigen Datei und wählen Sie dort "ersetzen". 2. Die hochgeladene Datei wird dann die alte Datei ersetzen. {% hint style="info" %} **Beschränkung der Dateigröße** In den Dateimanager können nur Dateien mit einer Größe von maximal **1GB** hochgeladen werden. Dateien, die größer sind, müssen vor dem Hochladen komprimiert werden. {% endhint %} # Datei Aktionen Um auf die Datei-Aktionen zuzugreifen: 1. Klicken Sie auf **"..."**. 2. Wählen Sie eine der Aktionen: [teilen](#datei-teilen), [herunterladen](#datei-herunterladen), [Informationen](#datei-informationen-anzeigen), [verschieben](#datei-verschieben), [umbenennen](#datei-umbenennen) oder [löschen](#datei-loeschen) aus. ### Datei teilen 1. Klicken Sie die **"Büroklammer"**, um den Link zur Datei in den Zwischenspeicher zu kopieren, sodass Sie ihn in jedem anderen Modul einfügen können. ### Datei im Infoboard teilen 1. Klicken Sie auf **"Im Infoboard teilen"**, um die Maske zur Erstellung eines [Infoboard-Eintrags](/module-und-funktionen/infoboard/eintrag-erstellen) zu öffnen. Der Link zur Datei wird automatisch in das Textfeld eingetragen. 2. Tragen Sie den Titel und den Text Ihres Infoboard-Eintrags ein. 3. Legen Sie fest, für welche Benutzergruppe der Eintrag sichtbar sein soll. 4. Falls Sie Lesebestätigungen oder andere Funktionen nutzen möchten, aktivieren Sie die Funktionen entsprechend unter den Einstellungen. 5. Klicken Sie auf "Speichern", um den Eintrag zu erstellen. ### Datei herunterladen Wenn Sie auf **"Herunterladen"** geklickt haben, wird im Anschluss die Datei heruntergeladen. ### Datei-Informationen anzeigen Die Datei-Informationen werden bereits durch die Auswahl der Aktion angezeigt. Im Informationen Dialog erhalten Sie Auskunft über Name, Dateigröße, Speicherort, Datei-Ersteller und zu welchem Zeitpunkt die Datei zuletzt aktualisiert/bearbeitet wurde. ### Datei verschieben 1. Klicken Sie auf den Ordner im Stammverzeichnis, in den die Datei (mit der Sie die Aktion ausführen) verschoben werden soll. 2. Klicken Sie auf **"Speichern"**, um den Vorgang abzuschließen ### Datei umbenennen 1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 2. Klicken Sie auf den Haken, um den Vorgang abzuschließen. ### Datei löschen 1. Klicken Sie auf **"Löschen"**, um den Vorgang zu bestätigen. {% hint style="info" %} #### Mehrere Dateien verschieben/ löschen Um gleichzeitig mehrere Dateien zu verschieben oder zu löschen, können Sie wie folgt vorgehen: * Halten Sie eine Datei länger gedrückt, bis diese farblich umrandet wird. * Wählen Sie dann weitere Dateien aus, mit denen Sie eine Aktion vornehmen möchten. * Wählen Sie Ihre gewünschte Aktion **Verschieben**, **Löschen** aus oder brechen den Vorgang durch das **"X"** ab. {% endhint %} # Ordner erstellen 1. Klicken Sie auf **"Neuer Ordner"**. 2. Tragen Sie den **Namen** ein. 3. Wählen Sie die Berechtigungen **"Öffentlich"**, Benutzergruppen oder Benutzer. 4. Wählen Sie die berechtigten Benutzergruppen durch Anklicken aus, falls Sie die Berechtigung auf bestimmte Benutzergruppen beschränken möchten. 5. Wählen Sie die berechtigten Benutzer durch Anklicken aus, falls Sie die Berechtigung auf bestimmte Benutzer beschränken möchten. 6. Klicken Sie auf **"Erstellen"**, um den Vorgang abzuschließen. # Ordner Aktionen Um auf die Ordner-Aktionen zuzugreifen: 1. Klicken Sie auf **"..."**. 2. Wählen Sie eine der Aktionen: [teilen](#ordner-teilen), [herunterladen](#ordner-herunterladen) , [Informationen](#ordner-informationen-anzeigen) , [verschieben](#ordner-verschieben) , [Berechtigungen](#ordner-berechtigungen-bearbeiten), [umbenennen](#ordner-umbenennen) oder [löschen](#ordner-loeschen) aus. ### Ordner teilen 1. Klicken Sie die **"Büroklammer"**, um den **Link zum Ordner** in den Zwischenspeicher zu kopieren, sodass Sie ihn in jedem anderen **Modul** einfügen können. Falls Sie auch die Unterordner anzeigen möchten, klicken Sie auf den Schieberegler "Unterordner anzeigen". {% hint style="info" %} Beachten Sie hierbei, dass die Berechtigung des Ordners entscheidet, wer den eingefügten Link aufrufen kann. {% endhint %} ### Ordner im Infoboard teilen 1. Klicken Sie auf **"Im Infoboard teilen"** , um den Dialog zur Erstellung eines Infoboard-Eintrags zu öffnen. Der **Link zum Dateimanager-Ordner** wird automatisch in das **Textfeld** eingetragen. 2. Tragen Sie den **Titel** und den **Text** Ihres Infoboard-Eintrags ein. 3. Klicken Sie auf **"Weiter"**. 4. Legen Sie fest, für welche Benutzergruppen der Eintrag sichtbar sein soll. 5. Falls Sie Lesebestätigungen erhalten möchten, klicken Sie auf den Schieberegler. 6. Klicken Sie auf **"Speichern"**, um den Eintrag zu erstellen. ### Ordner herunterladen Wenn Sie auf **"Herunterladen"** geklickt haben, wird im Anschluss der Ordner als ZIP-Datei heruntergeladen. ### Ordner-Informationen anzeigen Die Ordner-Informationen werden bereits durch die Auswahl der Aktion angezeigt. Im Informationen-Dialog erhalten Sie Auskunft über Name, Dateigröße, Speicherort, Ordner-Ersteller und zu welchem Zeitpunkt der Ordner zuletzt aktualisiert/bearbeitet wurde. ### Ordner verschieben 1. Klicken Sie auf den Ordner im Stammverzeichnis, in den der Ordner (mit dem Sie die Aktion ausführen) verschoben werden soll. 2. Klicken Sie auf **"Speichern"**, um den Vorgang abzuschließen. ### Ordner Berechtigungen bearbeiten 1. Wählen Sie die Berechtigungen zwischen **"Öffentlich"**, Benutzergruppen und Benutzer. Wählen Sie die zuständigen Benutzergruppen durch Anklicken aus, falls Sie die Zuständigkeit auf bestimmte Benutzergruppen beschränken möchten. 2. Wählen Sie die zuständigen Benutzer durch Anklicken aus, falls Sie die Zuständigkeit auf bestimmte Benutzer beschränken möchten. 3. Klicken Sie auf **"Speichern"**, um den Vorgang abzuschließen. {% hint style="info" %} Administrationsberechtigungen für den Dateimanager berechtigen zur Einsicht aller Ordner, auch wenn die Berechtigungen für diesen Ordner beschränkt wurden. {% endhint %} ### Ordner umbenennen 1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 2. Klicken Sie auf den Haken, um den Vorgang abzuschließen. ### Ordner löschen 1. Klicken Sie auf **"Löschen"**, um den Vorgang zu bestätigen. # Formulare Im Modul **Formulare** füllen Ihre Mitarbeiter die Formulare aus, die zuvor in der [Verwaltung](https://docs.intratool.de/verwaltung/formulare) erstellt wurden, zum Beispiel Urlaubsanträge, Meldungen oder Bestellungen. Jeder Benutzer sieht dabei nur die Formulare, die für ihn oder seine [Benutzergruppe](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzergruppen) freigeschaltet sind. ### Voraussetzungen * In Ihrem [Benutzerrecht](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte) muss das Modul **Formulare** aktiviert sein, damit die Kachel in der Navigation erscheint. * Es werden nur Formulare angezeigt, die in der [Formular-Verwaltung](https://docs.intratool.de/verwaltung/formulare) für Sie oder Ihre Benutzergruppe freigegeben wurden. ### Was Sie im Modul Formulare tun können * [**Formular ausfüllen**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/formulare/formular-ausfuellen): die angezeigten Felder ausfüllen und das Formular absenden. * [**Formular-Empfang bestätigen**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/formulare/formular-empfang-bestaetigen): den Erhalt eines Formulars bestätigen und den Inhalt bei Bedarf akzeptieren oder ablehnen. * [**Gesendete Formulare**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/formulare/gesendete-formulare): eigene Absendungen einsehen und deren Status verfolgen. ### Gut zu wissen {% hint style="info" %} Formulare werden nicht hier, sondern in der [Formular-Verwaltung](https://docs.intratool.de/verwaltung/formulare) angelegt und konfiguriert. In diesem Modul geht es um das Ausfüllen und Absenden. {% endhint %} {% hint style="info" %} Fehlen Pflichtangaben oder ist ein Feld nicht korrekt ausgefüllt, lässt sich das Formular nicht absenden. Die betroffenen Felder werden rot markiert und zeigen einen Hinweis zur Korrektur. {% endhint %} # Formular ausfüllen Um ein Formular auszufüllen müssen Sie nur die angezeigten Felder ausfüllen und anschließend auf "Absenden" klicken. Wurde das Formular erfolgreich versandt, wird dies über eine Direkt-Benachrichtigung angezeigt. In dieser haben Sie auch die Möglichkeit sich das gesendete Formular noch einmal anzuschauen. {% hint style="warning" %} Sollten Angaben in einem Feld fehlen oder nicht korrekt sein, kann das Formular nicht versendet werden. Die betreffenden Felder sind dann rot markiert und zeigen einen Hinweis, um die Korrektur zu vereinfachen. {% endhint %} # Formular-Empfang bestätigen In den Einstellungen der [Formular-Verwaltung](/verwaltung/formulare) können Sie einstellen, dass der Formularempfänger den Empfang des Formulars bestätigen muss, um sicherzustellen, dass das Formular auch angekommen ist. 1. Klicken Sie in der Mail auf "Formular-Empfang bestätigen", danach öffnet sich im Internet-Browser ein Fenster. 2. Dort erscheint eine Information ob der Formular-Empfang erfolgreich bestätigt wurde. ### Formular-Inhalt akzeptieren/ ablehnen 1. Klicken Sie in der Mail auf "Formular-Empfang bestätigen", danach öffnet sich im Internet-Browser ein Fenster. 2. Geben Sie dem Formular-Absender über das Freitextfeld einen Kommentar zu seinem abgesendeten Inhalt ab. 3. Klicken Sie entweder **"Akzeptieren"**, wenn Sie den Formular-Inhalt akzeptieren möchten, oder klicken Sie **"Ablehnen"**, wenn Sie den Formular-Inhalt ablehnen möchten. # Gesendete Formulare Um zu den gesendeten Formularen zu gelangen klicken Sie entweder in der Navigation auf "Formulare" -> "Gesendete Formulare" oder von einem Formular aus auf den "Absendungen anzeigen" Button. Die gesendeten Formulare sind immer nach dem zugehörigen Formular gruppiert. Um die einzelnen Absendungen zu sehen, klicken Sie auf den "Aufklappen"-Button rechts. Nun werden die einzelnen Absendungen mit Datum und dem jeweiligen Benutzer, der das Formular ausgefüllt hat, angezeigt. Um die Inhalte der Formular-Absendung anzuzeigen, müssen Sie auf den "Aufklappen"-Button rechts an der Absendung klicken. {% hint style="info" %} Wurde eine Empfangs-Bestätigung von den Formular-Empfängern angefordert, ist der Status dazu ebenfalls an jeder Absendung zu erkennen. Die verschiedenen Stati sind: * **Grau:** Die Formular-Bestätigung ist noch ausstehend. * **Grün:** Inhalt wurde akzeptiert bei der Formular-Einstellung "Inhalt der Nachricht akzeptieren/ ablehnen". Oder der Empfang des Formulars wurde bestätigt. * **Rot:** Der Formular-Inhalt wurde abgelehnt oder der Zeitraum um diesen zu akzeptieren ist abgelaufen. Genaue Informationen zu der Bestätigung und die Möglichkeit diese erneut anzufordern (falls Berechtigt), befinden sich in ausgeklappten Absendung. {% endhint %} # Berichte Mit Berichten können Sie erledigte Aufgaben (2.0) auswerten. Berichte müssen zuvor in der Verwaltung angelegt werden. Berichte können konfiguriert werden, sofern dies in der Verwaltung aktiviert wurde. ### Wie gelange ich zu den Berichten? 1. Wählen Sie in der Navigation "Berichte" aus, um zu den Berichten zu gelangen. 2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus, indem Sie ihn anklicken. # Berichte konfigurieren Wenn Sie den gewünschten Bericht ausgewählt haben, können Sie diesen nach eigenen Wünschen konfigurieren. Ob und welche Optionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen, wurde zuvor in der [Berichts-Verwaltung](/verwaltung/berichte) festgelegt. ### Bericht konfigurieren 1. Durch Klicken auf "Bericht konfigurieren" im rechten, oberen Bereich können Sie den Bericht anpassen. 2. Treffen Sie die gewünschten Änderungen bezüglich Zeitraum, Aufgaben oder Benutzer/Benutzergruppen. 3. Klicken Sie auf "Speichern" um den Vorgang abzuschließen. {% hint style="info" %} Berichte können bereits so vorkonfiguriert sein, dass zuerst gewisse Angaben getroffen werden müssen, bevor ein Bericht erscheint. Sollte dies der Fall sein, öffnet sich die Maske zum Konfigurieren des Berichts automatisch beim Seiten-Aufruf. {% endhint %} # Nachrichten Mit dem Modul **Nachrichten** tauschen sich Ihre Mitarbeiter direkt per Chat aus, sowohl im Einzel- als auch im Gruppenchat. Unterhaltungen lassen sich außerdem direkt zu Inhalten wie einem Infoboard-Eintrag, einem Formular oder einer Aufgabe starten. ### Voraussetzungen Das Modul **Nachrichten** wird über die [Benutzerrechte](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte) für eine Benutzergruppe freigeschaltet. Ist es dort aktiviert, erscheint es in der Navigation. ### Was Sie im Modul Nachrichten tun können * [**Arten von Chats**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/nachrichten/arten-von-chats): einen Einzel- oder Gruppenchat anlegen oder eine Unterhaltung zu einem bestimmten Element starten. * [**Aktionen**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/nachrichten/aktionen): Ihre Chats und Nachrichten verwalten. ### Gut zu wissen {% hint style="info" %} Sie öffnen das Nachrichten-Center über die Kachel **"Nachrichten"** oder über das **Nachrichten-Symbol** in der Kopfleiste. Werden Sie angeschrieben, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Handy. Im Browser oder in der App erscheint eine Zahl über dem Symbol in der Kopfleiste, die die Anzahl neuer Nachrichten anzeigt. Befinden Sie sich in einem anderen Modul, erscheint am rechten Bildschirmrand ein minimiertes Nachrichten-Center. {% endhint %} {% hint style="info" %} Ist das Nachrichten-Symbol in der Kopfleiste ausgegraut, ist das Nachrichten-Modul im Hintergrund noch geöffnet. Um zum Nachrichten-Center zu gelangen, klicken Sie auf das kleine **"X"** neben "Navigation" oder auf die Kachel des Nachrichten-Moduls. {% endhint %} {% hint style="info" %} Beim Klick auf das Nachrichten-Symbol in der Kopfleiste öffnet sich ein Dropdown mit den neuesten Benachrichtigungen. Von dort springen Sie direkt zu einer Nachricht oder öffnen das Nachrichten-Center bzw. die Unterhaltungen. {% endhint %} {% hint style="info" %} **Sprachnachrichten** können versendet werden, sofern das [Benutzerrecht](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte) die Berechtigung **"Sprachnachrichten erstellen"** enthält. Eine Aufnahme starten Sie über das **Mikrofon-Symbol** rechts im Eingabefeld oder über das **"+"** links neben dem Eingabefeld mit **"Sprachnachricht aufnehmen"**. {% endhint %} {% hint style="info" %} Eine gesendete Nachricht können Sie bis zu **15 Minuten** nach dem Absenden bearbeiten. Klicken Sie dazu an der jeweiligen Nachricht auf **"..."** und wählen Sie **"Nachricht bearbeiten"**. {% endhint %} # Arten von Chats ### Gruppen- oder Einzelchat erstellen Klicken Sie das grüne "Stift" Symbol an. Fügen Sie über das "+" die gewünschten Benutzergruppen bzw. Benutzer hinzu. Klicken Sie auf "Fertig" und dann auf den grünen "Erstellen"-Button. ### Gruppe mit Thema erstellen Klicken Sie das grüne "Stift" Symbol an. Fügen Sie über das "+" die gewünschten Benutzer und/oder Benutzergruppen hinzu. Klicken Sie auf "Gruppe erstellen" und benennen Sie die Gruppe. Klicken Sie auf "Fertig" und dann auf den grünen "Erstellen"-Button. ### Chat zu Infoboard-Eintrag erstellen Sie befinden sich im Infoboard und schauen auf den Infoboardeintrag. Wählen Sie "..." am rechten Rand des Kommentars. Klicken Sie auf "Unterhaltungen". Nun öffnet sich das Nachrichten-Center. Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu Infoboard-Kommentar erstellen Sie befinden sich im Infoboard und schauen auf den Kommentar eines Infoboardbeitrags. Wählen Sie "..." am rechten Rand des Kommentars. Klicken Sie auf "Unterhaltungen". Nun öffnet sich das Nachrichten-Center. Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu Formular erstellen Sie befinden sich im betreffenden Formular. In der Kopfleiste des Formulars klicken Sie auf "Unterhaltungen". Dies öffnet das Nachrichten-Center. Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu gesendetem Formular erstellen Öffnen Sie die Kachel "Formulare" und wählen Sie dann die "gesendeten Formulare" aus. Filtern bzw. suchen Sie nach dem gewünschten Formular. Am rechten Rand des Formulars finden Sie ein "Nachrichten" Symbol. Klicken Sie darauf. Das Nachrichten-Center öffnet sich nun. Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu Handbuch-Kapitel erstellen Sie befinden sich in einem Kapitel eines Handbuchs. Klicken Sie auf "..." Wählen Sie "Unterhaltungen" Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu Handbuch-Eintrag erstellen Sie befinden sich in einem Handbucheintrag. Klicken Sie auf "..." Wählen Sie "Unterhaltungen" Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu Aufgabe erstellen Sie befinden sich in der Übersicht von Aufgaben 2.0. Wählen Sie am rechten Rand der Aufgabe das "Chat" Symbol aus. Das Nachrichten-Center öffnet sich nun. Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu Dateimanager-Datei oder Ordner erstellen Sie befinden sich im Dateimanager und schauen auf eine Datei bzw. einen Ordner. Klicken Sie auf "..." am rechten Rand. Wählen Sie "Unterhaltungen" aus. Das Nachrichten-Center öffnet sich. Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu Aufgabenvorlage, Zuweisung oder Liste erstellen Sie befinden sich in der Verwaltung von Aufgaben 2.0 Klicken Sie auf "..." am rechten Rand der Vorlage, Zuweisung oder Liste. Wählen Sie "Unterhaltung" aus. Das Nachrichten-Center öffnet sich. Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. ### Chat zu Bericht erstellen Sie befinden sich in der Verwaltung der Berichte. Klicken Sie auf "..." am rechten Rand des Berichtes. Wählen Sie "Unterhaltung" aus. Das Nachrichten-Center öffnet sich. Klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" und wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus. Klicken Sie auf "Speichern" um den Chat zu erstellen. # Aktionen Alle Aktionen der Nachrichten erreichen Sie über das **Drei-Punkte-Menü** ("...") am rechten oberen Rand des Chat-Fensters. ### Verlassen Klicken Sie "verlassen" um den Chat zu verlassen. Sie sind dann nicht mehr Teilnehmer dieses Chats und müssen erst wieder vom Initiator hinzugefügt werden um erneut daran teilzunehmen. ### Bearbeiten Klicken Sie "Bearbeiten" um Teilnehmer hinzuzufügen oder das Thema zu ändern. Dies können Sie nur tun, wenn Sie die Unterhaltung selbst erstellt haben. ### Löschen Klicken Sie auf "Löschen" um die Unterhaltung für alle Teilnehmer zu löschen. (Dies können Sie nur tun, wenn Sie die Unterhaltung selbst erstellt haben) ### Stummschalten Klicken Sie auf "Stummschalten" um keine Benachrichtigungen über neue Nachrichten dieser Unterhaltung mehr zu bekommen. ### Informationen Klicken Sie auf "Informationen" um sich die Teilnehmer, das Thema und das Erstelldatum des Chats anzeigen zu lassen. ### In Nachricht suchen Klicken Sie auf "in Nachricht suchen" und geben Sie im Suchfeld ein Stichwort ein um nach diesem in der Unterhaltung zu suchen. ### Archivieren und Archivierung aufheben Durch Klicken auf "Archivieren", wird die Unterhaltung aus dem "aktiven" Bereich verschoben und nicht mehr angezeigt. Wenn Sie die Unterhaltung wieder verfolgen möchten, klicken Sie auf "Archiv anzeigen", befindlich an oberster Stelle über allen Chats. Wählen Sie "..." der gewünschten Unterhaltung. Klicken Sie auf "Archivierung aufheben". Die Unterhaltung wird dann wieder im aktiven Bereich angezeigt. ### Sperren Klicken Sie "Sperren", so kann kein Teilnehmer mehr in den Chat schreiben. ### Sonstige Anzeigen / Informationen Das graue Symbol links neben dem Chat zeigt die Anzahl der Gruppenteilnehmer an. Klickt man im Chat auf die obere Leiste, in der Überschrift und Teilnehmer zu sehen sind, klappt sich eine Liste mit allen beteiligten der Gruppe aus. # Umfragen Mit dem Modul **Umfragen** fragen Sie Informationen von Ihren Benutzern ab, finden einen Konsens oder lassen Mitarbeiter an Entscheidungen teilhaben. Die Teilnehmer geben ihre Stimme ab, und Sie werten die Ergebnisse anschließend aus. ### Voraussetzungen * In Ihrem [Benutzerrecht](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte) muss das Modul **Umfragen** aktiviert sein, damit die Kachel in der Navigation erscheint. * In diesem Modul erscheinen die Umfragen aus der Kategorie "Nicht verknüpft" der [Umfragen-Verwaltung](https://docs.intratool.de/verwaltung/umfragen). Umfragen, die mit einem anderen Modul verknüpft sind, werden dort angezeigt. ### Was Sie im Modul Umfragen tun können * [**Umfragen ausfüllen**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/umfragen/umfragen-ausfullen): eine oder mehrere Antwortmöglichkeiten auswählen und die Stimme abgeben. * [**Umfragen-Aktionen**](https://docs.intratool.de/module-und-funktionen/umfragen/umfragen-aktionen): die Auswertung anzeigen, eine Umfrage aktivieren oder deaktivieren, bearbeiten oder zurücksetzen. ### Gut zu wissen {% hint style="info" %} Neue Umfragen legen Sie nicht hier an, sondern in der Umfragen-Verwaltung. Dort erstellen und konfigurieren Sie die Umfragen, die anschließend in diesem Modul erscheinen. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Beim Zurücksetzen einer Umfrage werden alle bereits abgegebenen Stimmen unwiderruflich gelöscht. {% endhint %} # Umfragen ausfüllen Um eine Umfrage auszufüllen klicken Sie auf die gewünschte Umfrage im Umfragen-Modul und wählen Sie eine oder mehrere Antwortmöglichkeiten aus. Klicken Sie nun auf "Stimme abgeben", um ihre Auswahl zu bestätigen. Durch einen Klick auf "Stimme zurücksetzen" kann die Auswahl erneut getroffen werden. # Umfragen Aktionen ### Auswertung Anzeigen Klicken Sie auf das Kreisdiagramm-Icon, um eine Übersicht von Beteiligung, Stimmenauswertung und eine Aufschlüsselung nach Benutzergruppen oder einzelnen Benutzern zu bekommen. ### Umfragen aktivieren/deaktivieren Mit Klick auf "..." und dann auf das "Augen"-Symbol aktivieren, bzw. deaktivieren Sie die Umfrage. ### Umfragen bearbeiten Mit Klick auf "..." und dann auf das "Stift"-Symbol öffnen Sie die Bearbeitungsoberfläche der Umfrage. ### Umfrage zurücksetzen Mit Klick auf "..." und dann auf das "Zurück"-Symbol wird die Abstimmung zurückgesetzt. Achtung: Dadurch werden alle bereits abgegebenen Stimmen unwiderruflich gelöscht. # Dashboard Im Dashboard wird die Nutzung Ihres intratool-Systems analysiert. Sie erhalten Informationen über die Auslastung des Speichers und der [Benutzergruppen](/verwaltung/benutzergruppen), sowie die Anzahl der aktiven [Benutzer](/verwaltung/benutzer). Weiterhin wird eine Statistik zur Nutzung des [Infoboard's](/module-und-funktionen/infoboard), zur Nutzung der [Aufgaben](/verwaltung/aufgaben) und der Auslastung des [Dateimanagers](/module-und-funktionen/dateimanager) angezeigt. Über die Aktion: [Elemente filtern](/module-und-funktionen/dashboard/element-aktionen#elemente-filtern) ist es möglich, **den Rahmen der Statistik anzupassen**. # intratool Element Im intratool Element des Dashboard werden allgemeine Informationen zur Auslastung Ihres Systems angezeigt. Die dargestellten Informationen sind: * **Uhrzeit** - Die aktuelle Uhrzeit der Zeitzone **MEZ.** * **Speicher** - Die **Speicherauslastung** Ihres Systems. * **Benutzergruppen** - Die **Auslastung der Benutzergruppen** Ihres Systems. * **Aktive Benutzer** - Die Anzahl der **aktiven Benutzer** im Verhältnis zur **Gesamtanzahl aller Benutzer.** # Infoboard Element Die Auswertung des [Infoboard's](/module-und-funktionen/infoboard) umfasst: * Die **Anzahl der erstellten Beiträge.** * Die **Anzahl der erstellten Kommentare.** * Die **Anzahl der abgegebenen Lesebestätigungen.** * Die **Gesamtanzahl aller Interaktionen.** Im dargestellten Diagramm beschreibt die x-Achse die **Zeit** und die y-Achse die Anzahl der jeweiligen **Aktionen**. # Aufgaben Element Die Auswertung der [Aufgaben](/verwaltung/aufgaben) umfasst: * Die **Anzahl erledigter Aufgaben.** * Die **Anzahl verspätet erledigte Aufgaben.** * Die **Anzahl nicht erledigter Aufgaben.** * Die **Anzahl verpasster Aufgaben.** Im dargestellten Diagramm beschreibt die x-Achse die **Zeit** und die y-Achse die Anzahl der verschiedenen **Aufgaben-Aktionen**. ### Details anzeigen Die Details der **Aufgaben-Auswertung** zeigen die **Anzahl der jeweiligen Aufgaben-Aktionen** in Bezug auf die verschiedenen **Benutzergruppen**. Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie Sie die **Details der Aufgaben Auswertung anzeigen**. * Klicken Sie auf **"Details"**. #### Aufgabenstatus * **Grün:** Die Aufgabe wurde rechtzeitig erledigt. * **Orange:** Die Aufgabe wurde verspätet erledigt, d.h. nach der angegebenen Fälligkeit. * **Rot:** Die Aufgabe wurde nicht erledigt, d.h. bei der Aufgabenausführung wurde das **"rote X"** betätigt. * **Dunkelrot:** Die Aufgabe wurde verpasst. Verpasste Aufgaben werden immer dann angelegt, wenn eine Aufgabe bis zum nächsten Tag (ab 00:00 Uhr) nicht erledigt wurde. Wenn sie wiederholt wird, wird ein Sonderverhalten angewendet, um sicherzustellen, dass es immer nur eine verpasste Aufgabe zu einer Aufgabe gibt. # Dateimanager Element Die Auswertung des [Dateimanagers](/module-und-funktionen/dateimanager) umfasst: * Die **Anzahl der hochgeladenen Dateien.** * Den **Anteil von hochgeladenen Bildern.** * Den **Anteil von hochgeladenen Textdateien.** * Den **Anteil von anderen hochgeladenen Dateien.** * Die **gesamte Speicherauslastung.** Im ersten Ringdiagramm werden die oben aufgelisteten **Dateitypen ins Verhältnis gesetzt**. Das zweite Ringdiagramm zeigt das Verhältnis von **freiem und belegtem Speicher**. # Element Aktionen ### Element aktualisieren Die in den Elementen dargestellten Statistiken werden zum Zeitpunkt des Seitenaufrufs erstellt. 1. Klicken Sie auf **"Aktualisieren"**, um die jeweilige Auswertung zu aktualisieren. ### Alle Elemente aktualisieren 1. Klicken Sie auf **"Aktualisieren"**, um alle Auswertungen zu aktualisieren. ### Elemente sortieren 1. Klicken Sie auf **"Einstellungen"**. 2. Sortieren Sie die Elemente durch Klicken von **"Pfeil-hoch"** und **"Pfeil-runter"**. 3. Klicken Sie auf **"Speichern"**. {% hint style="info" %} Alternativ können Sie die Elemente auch durch Klicken von **"..."**, gefolgt von **"Nach oben verschieben"** oder **"Nach unten verschieben"**, neben den jeweiligen Auswertungen, sortieren. {% endhint %} ### Elemente ein-/ausblenden 1. Klicken Sie auf **"Einstellungen"**. 2. Klicken Sie auf den **"Haken"**, neben dem jeweiligen Element. 3. Klicken Sie auf **"Speichern"**. {% hint style="info" %} Alternativ können Sie die Elemente auch durch Klicken von **"..."**, gefolgt von **"Ausblenden"** oder **"Einblenden"**, neben den jeweiligen Auswertungen, ein-/ausblenden. {% endhint %} ### Elemente filtern Die dargestellten Informationen sind immer auf die eingestellten Filter bezogen. 1. Wählen Sie einen **Benutzergruppen-Filter**. 2. Wählen Sie einen **Zeitraum**. # Einführung In der **Verwaltung** passen Sie intratool an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Hier legen Sie Benutzer an, steuern Berechtigungen, konfigurieren die einzelnen Module und nehmen die grundlegenden Systemeinstellungen vor. ### Voraussetzungen Der Zugriff auf die Verwaltung setzt entsprechende Administrationsrechte voraus. Welche Bereiche Sie sehen und bearbeiten können, hängt von Ihrem [Benutzerrecht](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte) ab. ### Bereiche der Verwaltung **Benutzer und Rechte** * [**Benutzer**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzer): Benutzer anlegen, importieren und verwalten. * [**Benutzergruppen**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzergruppen): Benutzer zu Gruppen zusammenfassen. * [**Benutzerrechte**](https://docs.intratool.de/verwaltung/benutzerrechte): festlegen, welche Module und Funktionen einer Gruppe zur Verfügung stehen. **Module verwalten** Hier richten Sie die Inhalte und Einstellungen der einzelnen Module ein, zum Beispiel [Infoboard](https://docs.intratool.de/verwaltung/infoboard), [Handbücher](https://docs.intratool.de/verwaltung/handbuecher), [Formulare](https://docs.intratool.de/verwaltung/formulare), [Aufgaben 2.0](https://docs.intratool.de/verwaltung/aufgaben-2.0), [Berichte](https://docs.intratool.de/verwaltung/berichte) und [Umfragen](https://docs.intratool.de/verwaltung/umfragen). **System** * [**Einstellungen**](https://docs.intratool.de/verwaltung/einstellungen): grundlegende Konfiguration Ihres Systems, etwa Sprache, E-Mails, Benachrichtigungen und rechtliche Angaben. * [**Tags**](https://docs.intratool.de/verwaltung/tags) und [**Zusätzliche Attribute**](https://docs.intratool.de/verwaltung/zusatzliche-attribute): übergreifende Ordnungs- und Datenfelder, die Sie in mehreren Modulen nutzen. ### Gut zu wissen {% hint style="info" %} Über die Benutzerrechte steuern Sie zentral, welche Module und Funktionen für eine Benutzergruppe sichtbar sind. Sie sind der wichtigste Hebel, um festzulegen, wer in intratool was sehen und tun darf. {% endhint %} # Einstellungen Unter Einstellungen finden Sie verschiedene Abschnitte zur Konfiguration Ihres intratool Systems. Hier können Sie das System grundlegend konfigurieren. # Allgemein Unter **Allgemein** passen Sie das Erscheinungsbild von intratool an Ihr Unternehmen an. Sie hinterlegen Ihr Firmenlogo und wählen ein Farbschema, sodass Ihre Mitarbeiter in einer vertrauten Umgebung arbeiten. ### Firmenlogo 1. Klicken Sie auf **"Auswählen"** und wählen Sie Ihr Firmenlogo aus. ### Farbschema 1. Unter **Farbschema** ändern Sie die farbliche Darstellung von intratool. ### Gut zu wissen {% hint style="info" %} Den namentlichen Absender für E-Mails aus intratool konfigurieren Sie nicht hier, sondern unter Einstellungen → E-Mails. Dort passen Sie auch den Text der Fußzeile für generierte Dokumente an. {% endhint %} # Sprache und Übersetzung ### Systemsprache In intratool kann die Systemsprache festgelegt werden, die der primären Unternehmenssprache entspricht und in der die Nutzer kommunizieren sollen. ### Systemsprache forcieren Wenn ein fremdsprachiger Mitarbeiter selbst geschriebene Inhalte z.B in Kommentaren oder Aufgaben absendet, kann eine Abfrage erscheinen, die den Nutzer in seiner Sprache dazu auffordert, alle Inhalte zu übersetzen, bevor diese abgesendet werden. Es kann eingestellt werden, ob diese Abfrage nirgends, immer oder nur in bestimmten Modulen (z.B. Aufgaben 2.0 und Formulare) erscheinen soll. ### Automatische Übersetzung Diese Funktion bietet einem fremdsprachigen Nutzer die Möglichkeit, Inhalte, die z.B. in der Systemsprache verfasst sind, auf Knopfdruck in seine eingestellte, bevorzugte Sprache zu übersetzen. Das betrifft jegliche Module, in denen textbasierte Inhalte vorliegen. {% hint style="info" %} **Hinweis zu "Automatische Übersetzung"** Dies ist eine kostenpflichtige Funktion und steht nur zur Verfügung, wenn bereits ein Buchung der "Automatischen Übersetzung" vorliegt. Sollten Sie Interesse an Übersetzungen für fremdsprachige Mitarbeiter haben, sprechen Sie uns gerne an! {% endhint %} # Navigation ### Navigation nach Inaktivität einblenden Bei Aktivierung dieser Funktion blendet sich die Touch-Navigation nach der eingestellten Inaktivität automatisch wieder ein, sodass der Benutzer durch die Notification-Hinweise immer sehen kann, an welcher Stelle im System neue Informationen hinterlegt worden sind. Wird diese Option nicht aktiviert, bleibt der Benutzer im zuletzt angewählten Modul. 1. Setzen Sie den Haken bei **"Navigation nach Inaktivität einblenden".** 2. Setzen Sie eine Zeit (in Minuten) fest, nach der die Navigation wieder eingeblendet werden soll. 3. Schließen Sie den Prozess durch **Speichern** ab. 4. Klicken Sie erneut auf **Speichern**. ### Quick-Navigation anzeigen Die Quick-Navigation wird nur im Querformat ab einer bestimmten Auflösungsgröße angezeigt (optimiert für Anwendung am Desktop-Arbeitsplatz). 1. Setzen Sie den Haken bei **"**Quick-Navigation anzeigen**".** 2. Gehen Sie auf **"Speichern"**. 3. Klicken Sie erneut auf **Speichern**. #### Quick-Navigation Aktionen 1. Klicken Sie auf **"Bearbeiten"**, um einen Punkt zu bearbeiten und **Speichern** dann die Änderung ab. 2. Klicken Sie **"Löschen"**, um einen Punkt zu entfernen. 3. Ändern Sie durch die **Pfeile** die Sortierung der Punkte. 4. Fügen Sie weitere Module zur Quick-Navigation hinzu. 5. Klicken Sie unten auf **Speichern**, um die Einstellungen zur Navigation zu speichern. 6. Klicken Sie erneut **Speichern**. ### Zusätzliche Navigationspunkte hinzufügen Hier können Sie zusätzliche Elemente hinzufügen, die mit auf der Navigation angezeigt werden. 1. Geben Sie **Titel** und **URL** in die entsprechenden Felder ein. 2. Wählen Sie ein **Icon**. 3. Stellen Sie über die **Zuständigkeit** (Öffentlich, Benutzergruppe, Benutzer) ein, wer den zusätzlichen Navigationspunkt sehen soll. 4. Optional können Sie einstellen **"Öffnen im intratool-Fenster erlauben"**, um die URL innerhalb des intratool-Systems aufzurufen. 5. Klicken Sie auf **"Hinzufügen"**. 6. **Speichern** Sie den Vorgang ab. 7. **Speichern** Sie die Einstellungen erneut. ### Navigationspunkt Aktionen #### Navigationspunkt bearbeiten 1. Wählen Sie **"Bearbeiten"**. 2. Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor. 3. **Speichern** Sie die Änderungen ab. 4. Schließen Sie den Vorgang mit **"Speichern"** ab. 5. Klicken Sie erneut auf **Speichern**. #### Navigationspunkt löschen 1. Wählen Sie **"Löschen"**. 2. Klicken Sie auf **Speichern**. 3. Schließen Sie den Vorgang mit **"Speichern"** ab. #### Navigationspunkte Sortierung Durch die Änderung der Sortierung der Navigationspunkte können Sie die Ansicht der Navigationsübersicht hinsichtlich der hinzugefügten Punkte ändern. 1. Klicken Sie auf "Pfeil hoch" oder "Pfeil runter", um das Kapitel an die gewünschte Position zu verschieben. 2. Klicken Sie auf "Speichern", um den Einstellungen speichern Dialog zu öffnen. 3. Klicken Sie erneut auf "Speichern", um die Einstellungen des Handbuchs zu speichern. # Kalender ### Kategorie anlegen In der Grundeinstellung können verschiedene Kalender angelegt werden. Dabei können diese frei benannt und mit einer eindeutigen Farbe zur besseren Übersicht markiert werden. Bereits angelegte Kalender können jederzeit beliebig bearbeitet werden: * **Icon Stift:** Eigenschaften ändern (Name, Farbe). * **Icon Mülleimer:** Kalender entfernen. * **Icons Pfeile:** Reihenfolge anpassen. Zum Anlegen neuer Kalender einfach im Textfeld den gewünschten **Namen eingeben**, mit dem Pull-Down-Menü eine **Farbe wählen** und auf den Button **Hinzufügen** drücken. Die so erstellten Kalender können auch nachträglich wie vorher beschrieben angepasst werden. # Dateimanager Unter "verfügbarer Speicher" wird Ihnen angezeigt, wie viel Speicher in Ihrem intratool-System belegt ist. Sie können über den Button "Mehr anfordern" weiteren Speicherplatz bei uns buchen. # Benutzer Stellen Sie ein, dass deaktivierte Benutzer nach einem bestimmten einstellbaren Intervall automatisiert gelöscht werden. ### Passwortänderung nach dem Login erzwingen Mit dieser Option werden die Anwender beim Login dazu aufgefordert, ihr vordefiniertes Passwort zu ändern. ### Deaktivierte Benutzer im Intervall löschen 1. Setzen Sie den Haken bei **"Deaktivierte Benutzer löschen"**. 2. Stellen Sie ein Intervall mit Anzahl und Zeitintervall (Tag, Woche, Monat) ein. 3. Klicken Sie **Speichern.** 4. Betätigen Sie erneut mit **Speichern** im Dialog, um den Prozess abzuschließen. ### Profilvervollständigung anfordern Mit dieser Option werden die Anwender dazu aufgefordert, Ihre Profilangaben zu vervollständigen. Nachdem Sie den 'Haken\` bei dieser Option setzen, klappt sich ein Auswahlfenster auf, in dem Sie auswählen können welche Angaben Sie einfordern und von welchen Benutzern. ### Benutzer bleibt nach Passwort-Bestätigung im Gruppenaccount eingeloggt Mit dieser Option können Sie einstellen, ob und wie lange ein Benutzer nach Passwort-Bestätigung im Gruppenaccount eingeloggt bleibt. Er kann dann mehrere Aktionen hintereinander ausführen, ohne sich immer wieder erneut bestätigen zu müssen. Mit der Aktivierung Bestätigungsdauer nach Aktion erneuern, wird die Bestätigungsdauer nach jeder Aktion des Nutzers erneut gestartet. Somit bleibt nochmal mehr Zeit für den Abschluss einer Aktion. Wenn Sie diese Optionen nicht auswählen, gilt ein "einmaliger Login" bei Passwort-Bestätigung und der Nutzer wird nach Abschluss einer Aktion direkt wieder ausgeloggt. ### Gültigkeit von persönlichen OAuth-Tokens Mit dieser Option stellen Sie ein, wie lange Ihre Tokens gültig sind. Dies gilt nicht für bereits erstellte Tokens. # E-Mails ### Name des Absenders E-Mails, die aus intratool versendet werden, tragen als Standard "intratool" als namentlichen Absender. Diesen namentlichen Absender können Sie hier konfigurieren. 1. Tragen Sie den **Namen des Absenders für E-Mails** ein. 2. Schließen Sie den Vorgang mit **"Speichern"** ab. Mit der Funktion Firmenlogo in der Kopfzeile anzeigen, können Sie entscheiden, wo überall Ihr Firmenlogo eingebettet wird. ### Text der Fusszeile Dokumente, die aus intratool generiert werden, tragen in der Fusszeile als Standard die Systemzeit, "intratool GmbH" sowie Alle Rechte vorbehalten ein. Dies können Sie hier individuell anpassen. # Benachrichtigungen Konfigurieren Sie die Benachrichtigungen in Ihrem intratool-System. 1. Wählen Sie, ob **Benachrichtigungen** versendet werden sollen. 2. Wählen Sie für welche Aktionen **Benachrichtigungen** versendet werden sollen und ob diese für Inhalte generiert werden, für die man über den **Erweiterten Zugriff** berechtigt ist. 3. Klicken Sie **"Benachrichtigungen zurücksetzen"**, um für alle Benutzer die Benachrichtigungen der Module auf 0 zu setzen. Die Aktion wird **direkt ausgeführt**, ohne dass dann anschließend noch Speichern gewählt werden muss. 4. Klicken Sie auf **"Speichern"**, um den Vorgang abzuschließen. {% hint style="info" %} Das Zurücksetzen der Benachrichtigungen ist beispielsweise nach der Ersteinpflege von intratool sinnvoll, um nicht eine hohe Benachrichtigungsanzahl an den Modulen oder an der Glocke zu erhalten. {% endhint %} # Rechtliches Die Nutzungsbedingungen werden den Benutzern nach Einpflege oder Änderung direkt zum Annehmen/Ablehnen angezeigt. Eine Nutzung von intratool kann allerdings nur dann stattfinden, wenn die Nutzungsbedingungen von diesem bestätigt wurden. ### Nutzungsbedingungen einpflegen 1. Setzen Sie den Haken bei "aktiv", um das Freitextfeld zu öffnen. 2. Fügen Sie Ihre Nutzungsbedingungen ein. 3. Klicken Sie auf "Speichern", um die vorgenommenen Einstellungen zu übernehmen. ### Nutzungsbedingungen akzeptieren/ ablehnen Wenn Nutzungsbedingungen eingestellt wurden, erscheint dem Benutzer die Maske "Nutzungsbedingungen", welche er dann akzeptieren oder ablehnen kann. * Klicken Sie "Akzeptieren", wenn Sie die Nutzungsbedingungen bestätigen möchten. ### Datenschutz intern Dies sind die Datenschutzbestimmungen für Ihre Mitarbeiter. 1. Tragen Sie Ihre Datenschutzbestimmungen im Textfeld ein. 2. Optional: setzen Sie den Haken bei "Datenschutz auf externer Seite anzeigen" und fügen Sie dort einen Link ein, der Ihre Mitarbeiter auf eine externe Seite führt, in der die Datenschutzbestimmungen angezeigt werden. 3. Klicken Sie auf "Speichern", um den Vorgang abzuschließen. ### Datenschutz extern Dies ist der Datenschutz für u. a. öffentliche Formulare oder Formularbestätigungen. 1. Tragen Sie Ihre Datenschutzbestimmungen im Textfeld ein. 2. Optional: setzen Sie den Haken bei "Datenschutz auf externer Seite anzeigen" und fügen Sie dort einen Link zu einer externen Seite ein, auf der die Datenschutzbestimmungen angezeigt werden sollen. 3. Klicken Sie auf "Speichern" um den Vorgang abzuschließen. ### Impressum Hier können Sie ein Impressum hinterlegen. 1. Tragen Sie im Textfeld Ihren Impressums-Text ein. 2. Optional: setzen Sie den Haken bei "Impressum auf externer Seite anzeigen" und fügen Sie dort einen Link zu einer externen Seite ein, auf der das Impressum angezeigt werden sollen. 3. Klicken Sie auf "Speichern" um den Vorgang abzuschließen. ### Statistik anzeigen In der Statistik sehen Sie, wer die Nutzungsbedingungen bereits "akzeptiert" hat, und wer Sie noch "nicht akzeptiert" hat. 1. Wählen Sie "Statistik anzeigen". 2. Klicken Sie auf "Nicht akzeptiert", um die Benutzer zu sehen, welche die Nutzungsbedingungen noch nicht akzeptiert haben. {% hint style="info" %} Bei jeder Änderung der Nutzungsbedingungen bekommen die Benutzer diese erneut in intratool angezeigt, um die überarbeiteten Nutzungsbedingungen zu akzeptieren oder abzulehnen. {% endhint %} # IP-Zugangsbeschränkungen Um vor unbefugten Zugriffen zu schützen, gibt es die Einstellungsmöglichkeit nur ausgewählte IP-Adressen zuzulassen. Jedes internetfähige Endgerät hat eine statische oder feste zugewiesene IP-Adresse. Voraussetzung für die IP-Zugangsbeschränkung in intratool ist eine feste IP-Adresse (statische IP-Adresse). * Beschränken Sie eine IP-Adresse systemweit: Alle Benutzer haben nur noch Zugriff, wenn Sie diese oder eine andere systemweite IP-Adresse haben. * Beschränken Sie eine IP-Adresse auf ausgewählte Benutzergruppen: Alle ausgewählten Benutzergruppen haben nur noch Zugriff, wenn Sie genau diese IP-Adresse haben. * Beschränken Sie eine IP-Adresse auf ausgewählte Benutzer: Alle ausgewählten Benutzer haben nur noch Zugriff, wenn Sie genau diese IP-Adresse haben. #### IP-Zugangsbeschränkung hinzufügen 1. Tragen Sie Name und IP-Adresse ein. 2. Klicken Sie **"Hinzufügen"**. 3. Stellen Sie die Beschränkung ein: 1. Das ganze System (Systemweit). 2. Benutzergruppen (inbegriffen sind alle Benutzer und auch der Gruppenaccount dieser Benutzergruppe). 3. Benutzer (hier können Sie den Zugang für Einzel-Benutzer, und/oder auch für Gruppenaccount's beschränken). 4. Schließen Sie den Vorgang durch **"Speichern"** ab. {% hint style="info" %} Beachten Sie, dass Sie nur feste, vom Provider vergebene IP-Adressen hinterlegen können *(nicht die IP-Adresse der Geräte).* {% endhint %} # Intab-Pro Integration Unter diesem Einstellungspunkt verwalten Sie die Benutzer und Benutzergruppen, die Zugriff auf die IntabPro-Integration haben sollen. 1. Vergeben Sie einen Namen für die Regel. 2. Vergeben Sie einen Geheimschlüssel. 3. Wählen Sie aus, welche Benutzer oder Benutzergruppen Zugriff haben sollen. 4. Speichern Sie Ihre Einstellungen ab. # Infoboard Innerhalb der Verwaltung des Infoboards werden die Kanäle und Standardkanäle der Benutzergruppen organisiert. * Es können Ordner erstellt werden, um die Kanäle innerhalb der Verwaltung oder im Infoboard zu strukturieren. * Die Infoboard-Kanäle können individuell gestaltet und für beliebige Benutzergruppen berechtigt werden. * Die Standardkanäle legen fest, welcher Kanal bei Aufruf des Infoboards als erstes angezeigt wird. * Die Übersicht "**Allgemein**" wird automatisch in der Seitenleiste des Infoboards erzeugt, sobald ein Kanal erstellt wurde. Dort können Einträge weiterhin unabhängig von Kanälen erstellt werden. Sie gelangen zu diesen Einstellungen unter: Verwaltung -> Infoboard. {% hint style="info" %} **Hinweis zur Berechtigung für die Administration der Infoboard-Kanäle** Um Infoboard-Kanäle erstellen und verwalten zu können, müssen in Ihrem Benutzerrecht unter '**Infoboard**' die Haken für alle relevanten Rechte gesetzt sein. Das betrifft nach "**Kanal erstellen**" alle nachfolgenden Checkboxen. Sie können sich mit Klick auf "**Administrationsrechte**" alle diese Rechte erteilen. Zu diesen Einstellungen gelangen Sie unter: Verwaltung -> Benutzerrechte -> *Ihr Benutzerrecht* -> Infoboard {% endhint %} # Kanal erstellen Um einen Infoboard-Kanal zu erstellen, sind mindestens folgende Einstellungen erforderlich: 1. Mit Klick auf "**Neuer Kanal**" erstellen Sie einen neuen Kanal. 2. Vergeben Sie einen **Titel** für diesen Kanal. 3. Wählen Sie unter "**Benutzergruppen**" die Benutzergruppen aus, für die dieser Kanal angezeigt werden soll. Zusätzlich können Sie folgende Einstellungen vornehmen: 1. Wählen Sie mit Klick auf das **Symbol** neben dem Titel ein passendes Symbol für den Kanal aus. 2. Mit Klick auf "**Farbe**" können Sie dem Kanal eine eigene Farbe geben, sodass er leichter von anderen unterschieden werden kann. 3. Nach Auswahl der Benutzergruppen können Sie die "**Berechtigungen"** für die Benutzer innerhalb des Kanals festlegen. 1. Die Berechtigungen orientieren sich anhand der [Benutzerrechte](/verwaltung/benutzerrechte) und nicht der Benutzergruppen. 2. Die Berechtigungen werden standardmäßig aus den festgelegten Benutzerrechten übernommen. 3. Diese Rechte können **ausgeweitet** werden, sodass Benutzer in einem bestimmten Kanal z.B. Einträge erstellen können, obwohl sie es laut ihren Benutzerrechten nicht können. 4. Rechte können in einem Kanal nur **erweitert**, **nicht** jedoch **reduziert werden**.\ Ist in einem Benutzerrecht festgelegt, dass die Benutzer Einträge kommentieren können, kann diesem Benutzerrecht für den Kanal dieses Recht nicht weggenommen werden. Mit Klick auf "**Speichern**" wird der Kanal erstellt und ist **sofort für die Benutzer sichtbar**, deren Benutzergruppe für den Kanal ausgewählt wurde. ### Ordner erstellen Die Kanäle können in der Verwaltung in **Ordnern** strukturiert werden. Die Funktionen decken sich mit den Funktionen der **Formularordner**. Sie können sich hierzu auf den Seiten "[Formularordner erstellen](/verwaltung/formulare/formularordner-erstellen)" und "[Formularordner Aktionen](broken://pages/uyfBvKty4Ce7BGURdPS0)" informieren. # Standardkanäle einrichten Für die Benutzergruppen können **Standardkanäle** eingerichtet werden. Bei **Aufruf des Infoboards** werden die Benutzer zu diesem Kanal geleitet. Dazu sind folgende Einstellungen nötig: 1. Klicken Sie in der Verwaltung des Infoboards auf "**Standardkanäle**". 2. Klicken Sie auf "**Standardkanal festlegen**". 3. Wählen Sie einen Kanal aus, der als Standardkanal festgelegt werden soll und "**Bestätigen**" Sie die Auswahl. 4. Wählen Sie die [Benutzergruppen](/verwaltung/benutzergruppen) aus, für die der ausgewählte Kanal als Standardkanal gelten soll. 5. Klicken Sie auf "**Übernehmen**". Der Kanal erscheint nun in der Liste mit dem Hinweis, für wie viele Benutzergruppen dieser Kanal als Standardkanal eingestellt wurde. Mit Klick auf "**Benutzergruppen-Übersicht**" können Sie die Ansicht zur Auflistung der Benutzergruppen wechseln. Hier sehen Sie, welcher Benutzergruppe welcher Kanal als Standardkanal zugeordnet ist. Sind **keine** **Standardkanäle** konfiguriert, wird der Einzelbenutzer beim Aufruf des Infoboards zu dem Kanal geleitet, den er **zuletzt aufgerufen** hat. Der **Gruppenaccount** wird auf die Seite "**Allgemein**" geleitet. # Handbücher Innerhalb der Verwaltung der Handbücher werden die Handbücher mitsamt ihrer Kapitel und Einträge organisiert. * Für jedes Kapitel können insgesamt 4 weitere Unterkapitel erstellt werden. * Für jeden Eintrag können insgesamt 3 weitere Ebenen an Einträgen erstellt werden. * Für jede dieser Kapitel und Einträge können jeweils eigene Berechtigungen und Freigaben definiert werden. Sie gelangen in diese Einstellungen unter: Verwaltung -> Handbücher. # Handbuch erstellen Um ein neues Handbuch zu erstellen, sind mindestens folgende Einstellungen erforderlich: 1. Mit Klick auf **"Neues Handbuch"** legen Sie ein neues Handbuch an. 2. Vergeben Sie dem Handbuch einen **Titel**. 3. Neben dem Titel, können Sie ein **Symbol** für dieses Handbuch auswählen. 4. Fügen Sie **Einträge** oder **Kapitel** hinzu. 5. Vergeben Sie dem Handbuch eine **Berechtigung**. Diese legt fest, für wen das Handbuch später lesbar sein wird. 6. Klicken Sie auf '**Speichern**', um das Handbuch anzulegen. {% hint style="info" %} Nachdem Sie Einträge oder Kapitel erstellt haben, können Sie diese mit den "Pfeiltasten" nach oben und unten verschieben. {% endhint %} # Kapitel erstellen 1. Klicken Sie im Handbuch auf **'+ Kapitel'.** 2. Vergeben Sie einen **Titel**. 3. Neben dem Titel, können Sie ein **Symbol** für dieses Kapitel auswählen. 4. Erstellen Sie Einträge, indem Sie auf **"+ Eintrag"** klicken oder erstellen Sie ein Unterkapitel, indem Sie wieder auf **"+ Kapitel"** klicken. 5. Passen Sie die **Berechtigungen** und die **Freigabe** ggf. an oder fügen Sie **Tags** hinzu. 6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf **"Übernehmen"** um Ihre Einstellungen zu speichern. {% hint style="info" %} Es können bis zu 4 Unterkapitel erstellt werden. {% endhint %} # Eintrag erstellen 1. Wählen Sie **"+Eintrag".** 2. Vergeben Sie einen **Titel**. 3. Neben dem Titel, können Sie ein **Symbol** für diesen Eintrag auswählen. 4. Unter **"Inhalt"** tragen Sie nun Ihren Text ein und fügen Bilder oder andere Inhalte hinzu (genau wie bei der Erstellung eines [Infoboard-Eintrags](/module-und-funktionen/infoboard/eintrag-erstellen)). 5. Passen Sie die [**Berechtigungen**](/verwaltung/handbuecher/berechtigung) und ggf. die **Freigabe** an oder fügen Sie [**Tags**](/verwaltung/tags) hinzu. 6. Unter Einstellungen finden Sie die Option **"Lesebestätigung anfordern"**. Dadurch muss der Benutzer später bestätigen, dass er diesen Eintrag gelesen hat. 7. Mit **"Veröffentlichen am"** können Sie den Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Eintrags festlegen. 8. Klicken Sie auf **"Übernehmen"** um Ihren Eintrag zu speichern. {% hint style="info" %} Es können Einträge bis hin zu einer Tiefe von 3 Ebenen erstellt werden. {% endhint %} # Berechtigung Die Berechtigung legt fest, für wen das Handbuch später lesbar sein wird. Mit **"+Berechtigung"** fügen Sie die Berechtigung im jeweiligen Handbuch, Kapitel oder Eintrag hinzu. # Freigabe Die Freigabe legt fest, wer das Handbuch (das Kapitel oder den Eintrag) später bearbeiten darf. Mit **"+Freigabe"** fügen Sie die Freigabe im jeweiligen Handbuch, Kapitel oder Eintrag hinzu. {% hint style="info" %} Voraussetzung dafür ist der Zugriff auf die Verwaltung der Handbücher in den Benutzerrechten. {% endhint %} # Lesebestätigung Die Lesebestätigung können Sie für jeden Eintrag einzeln festlegen. 1. Um eine Lesebestätigung hinzuzufügen klicken Sie auf **"Einstellungen"** im jeweiligen Eintrag. 2. Wählen Sie **"Lesebestätigung anfordern".** 3. Speichern Sie Ihre Einstellungen mit **"Übernehmen".** # Veröffentlichen am Mit der Funktion "Veröffentlichen am" legen Sie fest, ab wann ein Eintrag im Handbuch erscheint und lesbar ist. Dies können Sie für jeden Eintrag einzeln festlegen. 1. Klappen Sie die **"Einstellungen" des jeweiligen Eintrags** aus. 2. Wählen Sie die Schaltfläche **Veröffentlichung am** und legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit fest. 3. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen mit **"Übernehmen"** zu speichern. # Tags Ähnlich wie bei [Infoboard](/module-und-funktionen/infoboard) Einträgen können Sie Handbücher mitsamt deren Kapitel und Einträge ebenfalls mit [Tags](/verwaltung/tags) versehen. Diese ermöglichen es den Benutzern, sich besser zurecht zu finden und Einträge schneller zu finden. [Tags](/verwaltung/tags) können jedem Handbuch, Kapitel oder Eintrag zugewiesen werden. 1. Klicken Sie auf **"+Tags"** im jeweiligen Handbuch, Kapitel oder Eintrag. 2. Tippen Sie das Schlagwort in das Feld **"Tag hinzufügen"** ein. 3. **Speichern** Sie Ihre Einstellungen # Aufzählungszeichen Mit der Funktion **"Aufzählungszeichen setzen"** werden anhand der Reihenfolge der Einträge automatisch Aufzählungszeichen gesetzt. Diese Einstellung finden Sie unter den Einstellungen im Handbuch oder Kapitel (1.1, 1.2, 1.3 etc.). Diese Einstellung finden Sie unter den **Einstellungen im jeweiligen Handbuch oder Kapitel.** 1. Klicken Sie **"Aufzählungszeichen setzen"** um diese Einstellung zu aktivieren. 2. **Speichern** Sie Ihre Einstellungen. # Verwaltung Aktionen ### Verwaltung Aktionen 1. Mit Klicken auf das **"Stift-Symbol"** eines Handbuches können Sie dieses Bearbeiten. 2. Mit Klicken auf **"..."** erhalten Sie weitere Optionen. Mit diesen können Sie das Handbuch deaktivieren (ohne es löschen zu müssen), verschieben, duplizieren oder löschen. # Formulare Innerhalb der Formular-Verwaltung werden alle Einstellungen getroffen, die notwendig sind, damit die [Benutzer](/verwaltung/benutzer) Formulare ausfüllen können. [Formularordner](/verwaltung/formulare/formularordner-erstellen) werden verwendet, um die Ansicht innerhalb der Verwaltung zu strukturieren. Wie gelangen Sie in die Formular-Verwaltung? 1. Klicken Sie in der Navigation auf "Verwaltung". 2. Wählen Sie als nächstes "Formulare" aus. 3. Nun befinden Sie sich in der Formular-Verwaltung. # Formularordner verwalten ## Formularordner erstellen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie sie einen Formularordner erstellen. * Klicken Sie auf "Neuer Ordner" im rechten oberen Bereich. Der neu erstellte Ordner wird unterhalb des letzten Ordners hinzugefügt und wird einen generierten Namen tragen. Dieser Name kann später noch bearbeitet werden. ## Formularordner bearbeiten Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie einen Formularordner bearbeiten. 1. Klicken Sie auf den Namen des Ordners. 2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 3. Klicken Sie auf das "Häkchen", um die Änderungen zu speichern. ## Formularordner löschen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie einen Formularordner löschen. 1. Klicken Sie auf "..." des Ordners. 2. Klicken Sie auf "Löschen" 3. Klicken Sie erneut auf "Löschen" um den Vorgang abzuschließen. {% hint style="info" %} Der Ordner wird dadurch unwiderruflich gelöscht und alle darin enthaltenen Formulare verlieren ihre Zuweisung. {% endhint %} ## Formularordner sortieren Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie Formularordner sortieren. 1. Klicken Sie auf "Pfeil-hoch" oder "Pfeil-runter", bis der Ordner an der gewünschten Position erscheint. ## Formularordner im Menü anzeigen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Formularordner auch für die Nutzerinnen zur Strukturierung der Formulare im Menü angezeigt werden können. 1. Klicken Sie auf "..." des Ordners. 2. Wählen Sie "Im Menü anzeigen" aus. # Formular erstellen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie ein Formular erstellen. Da die Konfiguration der Unterpunkte komplex ist, werden diese in einzelnen Abschnitten genauer erläutert. Klicken Sie auf "Formular erstellen" 1. Tragen Sie den Namen des Formulars ein. 2. Fügen Sie [Felder](#feld-erstellen) zu Ihrem Formular hinzu, indem Sie auf "+Formularfeld" klicken. 3. Legen Sie ein [Layout](/verwaltung/formulare/feldarten/ansicht-layout-editor) fest, welches die Ansicht Ihres Formulars definiert und fügen Sie anschließend die nicht zugeordneten Felder zu Ihren Reihen und Spalten zu. 4. Wählen Sie den oder die Empfänger auf, indem Sie auf "+Empfänger klicken" und dort die Empfänger-Adressen eintragen. 5. Legen Sie die Berechtigungen fest. Sie können zwischen Benutzergruppen, Benutzer oder "öffentlich" wählen. 6. Treffen Sie weitere [Einstellungen](/verwaltung/formulare/absendungen#einstellungsmoeglichkeiten) für die Absendungen. 7. Klicken Sie auf "Speichern" um den Vorgang abzuschließen. {% hint style="info" %} Der Layout Editor wird Ihnen automatisch in der Sektion "Formularfelder" angezeigt. Nach der Erstellung des Formulars ist dieses zunächst *inaktiv*, damit Endnutzer dieses Formular ausfüllen können, muss dieses [aktiviert](/verwaltung/formulare/formular-aktionen#formular-aktivieren-deaktivieren) werden. {% endhint %} ### Formular in Zielordner erstellen Sie können Formulare auch direkt im gewünschten Zielordner erstellen. 1. Finden Sie zuerst den Zielordner. 2. Klicken Sie auf der rechten Seite des Ordners auf das "+" Symbol. 3. Mit Klick auf das "+" Symbol öffnet sich im nächsten Schritt die gewohnte Bearbeitungsansicht. 4. Nach Abschließen der Bearbeitung findet man das Formular direkt im Zielordner wieder. ### Feld erstellen 1. Klicken Sie auf "+Formularfeld" um ein neues Formularfeld hinzuzufügen. 2. Tragen Sie den Namen ein. Fügen Sie eine Beschreibung zum Feld hinzu, falls der benötigte Inhalt näher erklärt werden muss. Wählen Sie eine Feldart. 3. Fügen Sie eine Beschreibung zum Feld hinzu, falls der benötigte Inhalt näher erklärt werden muss. 4. Wählen Sie eine [Feldarten](/verwaltung/formulare/feldarten). 5. Stellen Sie die Feldeigenschaften ein. {% hint style="info" %} Unter [Feldarten](/verwaltung/formulare/feldarten) finden Sie eine Auflistung der verschiedenen Feldarten und derer verfügbaren **Feldeigenschaften**. Weiterhin ist es möglich, **Validierenden** für einige Feldarten einzurichten. Diese sind ebenfalls in den Feldarten dokumentiert. {% endhint %} # Formular Aktionen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie auf die Formular Aktionen zugreifen. 1. Klicken Sie auf "...". 2. Wählen Sie eine der Aktionen: [aktivieren/deaktivieren](#formular-aktivieren-deaktivieren), Ordner, [Berechtigungen](#formular-berechtigungen-konfigurieren), [duplizieren](#formular-duplizieren), [löschen](#formular-loeschen), [verschieben](#formular-verschieben). ### Formular aktivieren/deaktivieren Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie ein Formular aktivieren bzw. deaktivieren. 1. Mit Klick auf das grau hinterlegte "Augen"-Symbol aktivieren, bzw. deaktivieren Sie das Formular. Durch das Aktivieren wird das Formular im Formular-Modul angezeigt, sodass die Bearbeitung durch Benutzer ermöglicht wird. Durch das Deaktivieren wird das Formular nicht mehr im Formular-Modul angezeigt. ### Formular verschieben Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie ein Formular verschieben. 1. Gehen Sie auf "...". 2. Wählen Sie "verschieben" aus. Ein Auswahlfenster mit Ihren angelegten Ordnern wird sich öffnen. 3. Wählen Sie aus, in welchen Ordner Sie das Formular verschieben möchten. ### Formular-Berechtigungen konfigurieren Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie die Formular-Berechtigungen konfigurieren. Klappen Sie das Formular mit dem "Pfeil nach unten"-Symbol aus. 1. Wählen Sie das "Stift"-Symbol um die Bearbeitungsansicht zu öffnen. 2. Klappen Sie das Feld "Berechtigungen" mit dem "Pfeil nach unten"-Symbol aus. 3. Wählen Sie zwischen Öffentlich, Benutzergruppen und Benutzer. 4. Wählen Sie die Zuständigen Benutzergruppen oder Benutzer, falls Sie eine der Optionen gewählt haben. 5. Klicken Sie auf "Speichern". ### Formular duplizieren Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie ein Formular duplizieren. 1. Klicken Sie auf "..." des Formulars. 2. Wählen Sie "Duplizieren" aus. 3. Sie haben nun die Möglichkeit, das Formular nach Ihrem belieben abzuändern. 4. Klicken Sie auf "Speichern" um den Vorgang abzuschließen. Durch das Duplizieren wird ein identisches Formular mit dem Zusatz: "Kopie" erzeugt. ### Formular löschen Im folgenden Abschnitt wird erklärt, wie Sie ein Formular löschen. 1. Klicken Sie auf "...". 2. Wählen Sie "Löschen" aus. 3. Klicken Sie erneut auf "Löschen" um den Vorgang abzuschließen. ### Formular sortieren 1. Klicken sie auf "Pfeil hoch" oder "Pfeil runter" am rechten Rand des Formulars, um das Formular an die gewünschte Position zu verschieben. # Formularfelder In diesem Abschnitt finden Sie eine Auflistung aller **Feldarten** samt der einstellbaren **Feldeigenschaften**.. ## Eingabefeld Das **Eingabefeld** ist ein einzeiliges Feld ohne Möglichkeit für Textformatierung. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Eingabefelds** haben sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | **Eigenschaft** | **Funktion** | | --------------- | -------------------------------------------------------------------- | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Platzhaltertext | Text, der angezeigt wird, solange noch keine Eingabe getätigt wurde. | ## Ja/Nein Das **Ja/Nein-Feld** ist ein Auswahlfeld zwischen zwei Möglichen Antworten. "Ja" oder "Nein" sind dabei austauschbare Antwortmöglichkeiten. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Ja/Nein-Feldes** haben sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | **Eigenschaft** | **Funktion** | | ------------------ | ------------------------------------------------------------------ | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Typ-Schalter | Lässt den Anwender einen Schalter "umlegen" der zur Antwort zeigt. | | Typ-Buttons (Text) | Lässt den Anwender einen Button mit Text auswählen. | | Typ-Buttons (Icon) | Lässt den Anwender einen Button mit Icons auswählen. | ## Freitext Das **Freitextfeld** ist ein mehrzeiliges Feld mit der Möglichkeit zur Textformatierung. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Freitextfeld's** haben sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | **Eigenschaft** | **Funktion** | | --------------- | -------------------------------------------------------------------- | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Platzhaltertext | Text, der angezeigt wird, solange noch keine Eingabe getätigt wurde. | ## Mehrfachauswahl Die **Mehrfachauswahl** ist ein Feld, das die eingestellten Optionen in Radiobuttons darstellt und den Benutzer mehrere der Optionen auswählen lässt. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen einer **Mehrfachauswahl** haben sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | **Eigenschaft** | **Funktion** | | ---------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Nebeneinander anzeigen | Zeigt die eingestellten Optionen nebeneinander und nicht untereinander dar. | ## Auswahl Die **Auswahl** ist ein Feld, das die eingestellten Optionen in Radiobuttons darstellt und den Benutzer eine der Optionen auswählen lässt. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen einer **Auswahl** haben Sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | **Eigenschaft** | **Funktion** | | ---------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Nebeneinander anzeigen | Zeigt die eingestellten Optionen nebeneinander und nicht untereinander dar. | ## Ausklappmenü Das **Ausklappmenü** ist ein Feld, das die eingestellten Optionen in einer Dropdown-Liste darstellt und den Benutzer eine dieser Optionen auswählen lässt. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Ausklappmenüs** haben Sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | **Eigenschaft** | **Funktion** | | --------------- | ------------------------------------ | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | ## Datum/Zeit Das **Datum/Zeit**-Feld ist ein Feld, in dem eine Datums- und/oder Zeitangabe eingetragen werden kann. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Datum/Zeit**-Felds haben Sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | Eigenschaft | Option | Funktion | | --------------- | ------------------ | -------------------------------------------------------------------- | | Pflichtfeld | - | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Platzhaltertext | - | Text, der angezeigt wird, solange noch keine Eingabe getätigt wurde. | | Datumstyp | | | | | Datum und Zeit | Erfordert eine Datums- und Zeitangabe. | | | Datum | Erfordert eine Datumsangabe. | | | Zeit | Erfordert eine Zeitangabe. | | Datumsformat | | | | | 01.01.2024 | - | | | Montag, 01.01.2024 | - | ## Datei-Upload Das **Datei-Upload**-Feld ist ein Feld, in dem Dateien hochgeladen werden können. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Datei-Upload**-Felds haben sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | Eigenschaft | Funktion | | --------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Platzhaltertext | Text, der angezeigt wird, solange noch keine Eingabe getätigt wurde. | | Datei anhängen | Die hochgeladene Datei wird ebenfalls als Anhang in der generierten Mail versendet. | ## Empfänger-Auswahl Das **Empfänger-Auswahl**-Feld, ist ein Feld, in dem zuvor eingestellte (zusätzliche) Empfänger des Formulars aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt werden können. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Empfänger-Auswahl**-Felds haben Sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | Eigenschaft | Funktion | | --------------- | ----------------------------------------------- | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Mehrfachauswahl | Ermöglicht die Auswahl von mehreren Empfängern. | ## Beschreibung Das **Beschreibungs**-Feld ist ein Feld, das keine Benutzereingabe zulässt und lediglich zu Beschreibungszwecken genutzt wird. Der Ersteller des Formulars kann hier weitere Informationen zum Formular hinterlegen. ## Datenschutz Das **Datenschutz-Feld** ist ein Feld, in dem Sie Ihre Datenschutzrichtlinien hinterlegen können, um diese vom Benutzer akzeptieren zu lassen. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Datenschutz-Feldes** haben sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | **Eigenschaft** | **Funktion** | | --------------- | ----------------------------------------------------------------- | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Datenschutz | Die Datenschutzbestimmungen sollen gelesen und akzeptiert werden. | ## Unterschrift Das **Unterschrift-Feld** ist ein Feld, in dem der Anwender des Formulars später digital unterschreiben kann. ### Feldeigenschaften Beim Erstellen eines **Unterschrift-Feldes** haben sie die Möglichkeit folgende Eigenschaften festzulegen: | **Eigenschaft** | **Funktion** | | --------------- | ------------------------------------------------- | | Pflichtfeld | Markiert das Feld als Pflichtangabe. | | Unterschrift | In diesem Feld unterschreibt später der Anwender. | # Ansicht / Layout-Editor ### Einführung Der Layout-Editor ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Ansicht für [Aufgaben 2.0](/verwaltung/aufgaben-2.0) oder Formulare, welche dem Endnutzer, bei Erledigung einer Aufgabe oder Versenden eines Formulars, angezeigt wird. Dieser wird direkt oberhalb der erstellten Eingabefelder angezeigt. Hierzu können beliebig viele Reihen und Spalten zwischen 2 und 12 Größeneinheiten (maximal 6 Spalten) definiert werden. Im Layout-Editor wird automatisch eine Reihe mit einer Spalte angelegt, sodass Sie direkt mit der Bearbeitung beginnen können. Unterhalb folgt eine Sektion mit noch nicht zugeordneten Feldern. Diese können ganz einfach per Drag\&Drop zu den jeweiligen Spalten hinzugefügt werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit über den Vorschaumodus eingestellte Validierungen oder abhängig angezeigte Felder zu testen. ### Erstellen von Reihen und Spalten In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie eine Ansicht erstellen. Wählen Sie auf "Reihe hinzufügen" um neue Reihen zu erstellen. 1. Durch anklicken des kleinen, roten Plus-Symbols rechts über der Reihe, fügen Sie eine Spalte hinzu. 2. Hierbei können Sie zwischen mehreren Spaltenbreiten wählen. 1. Flexible Breite 2. 2/12 Breite 3. 3/12 Breite 4. 4/12 Breite 5. 5/12 Breite 6. 6/12 Breite 7. 7/12 Breite 8. 8/12 Breite 9. 9/12 Breite 10. 10/12 Breite 11. 11/12 Breite 12. 12/12 Breite 3. Um dieser Spalte ein Berichtsfeld hinzuzufügen, ziehen Sie das Feld per Drag\&Drop aus der Auflistung der Felder (unterhalb der Sektion "Felder ohne Zuweisung") in die gewünschte Spalte. 4. Klicken Sie auf "Übernehmen" um Ihre Einstellungen zu speichern. ### Erstellen von Reihen mit vorgefertigten Spalten Folgen Sie den folgenden Anweisungen um Reihen mit vorraffinierten Spalten zu erstellen. 1. Klicken Sie auf den "Pfeil nach unten" direkt neben der "+ Reihe hinzufügen"-Schaltfläche. 2. Wählen Sie zwischen den Ausführungen zwischen Reihe mit einer Spalte und Reihe mit 6 Spalten aus. ### Erstellen von neuen Eingabefeldern in erstellten Spalten Innerhalb der bereits definierten Spalten können Eingabefelder direkt angelegt werden: 1. Klicken Sie zur Auswahl des Feldtyps auf den "Pfeil nach unten" neben den Schaltfläche "+Eingabefeld". {% hint style="info" %} Nachdem Sie die Ansicht erstellt haben, können Sie sich anschauen, wie die Aufgabe oder das Formular aussieht, indem Sie den "Vorschaumodus" am oberen rechten Rand aktivieren. {% endhint %} # Validierungen ## Eingabefeld | Validierung | Funktion | | -------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | E-Mail | Lässt nur gültige E-Mail-Adressen als Eingabe zu. | | URL | Lässt nur gültige URLs als Eingabe zu. | | Zahl | Lässt nur Zahlen als Eingabe zu. | | Minimal-/Maximalwert |

Bezieht sich auf die minimale oder maximale Anzahl an Zeichen, die eingetragen werden sollen (z.B. 1 - 5 Buchstaben).
Durch Kombination mit der Validierung "Zahl" ist es möglich, auf konkrete Zahlenwerte (z.B. Stückzahl 1 - 10) zu validieren.

| | Nur Ziffern | Lässt nur Eingaben mit führender 0 zu, die ausschließlich aus Ziffern bestehen (z.B. „00123"). Der Wert muss dabei keine gültige Zahl sein. | | Eigenes Muster | Prüft die Eingabe gegen einen selbst definierten regulären Ausdruck, um eine bestimmte Zeichenfolge zu erzwingen. | {% hint style="warning" %} **Validierung "Zahl" auf Android-Geräten** Neben der Einschränkung auf Zahlen wird auch in der Tastatur des Geräts der Ziffernblock direkt geöffnet. Das ermöglicht ein schnelleres Eintippen der Zahlen. **Achtung:** Bei manchen Android-Geräten werden standardmäßig im Ziffernblock nur Punkt und Komma als Sonderzeichen zur Verfügung gestellt. Sollte jedoch das Minus benötigt werden, muss entweder auf die Validierung am Feld verzichtet werden oder eine alternative Tastatur (z. B. GBoard) auf den Geräten installiert werden. {% endhint %} ### **Beispiele für reguläre Ausdrücke (Regex)** | Muster | Bedeutung | | ----------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | /^\[A-Z]+$/ | Erlaubt beliebig viele Großbuchstaben. | | /^\[0-9]{5}$/ | Erlaubt nur genau 5 Ziffern. | | /^00\[0-9]{3}$/ | Erlaubt eine Eingabe mit zwei führenden Nullen und genau drei Ziffern danach (z.B. 00123). | | /^\[A-Z]\[0-9]+$/ | Erlaubt eine Eingabe mit genau einem Großbuchstaben am Anfang und beliebig vielen Ziffern danach (z.B. A123456789). | | /^DE\[0-9]{20}$/ | Validiert die korrekte Eingabe einer deutschen IBAN. | | /^00-\[0-9]{5}-\[A-Z]$/ | Erlaubt eine Eingabe mit zwei führenden Nullen und Bindestrich, genau 5 Ziffern, einem Bindestrich und genau einem Buchstaben am Ende (z.B. 00-12345-A). | #### Erklärungen zum regulären Ausdruck Der reguläre Ausdruck setzt sich in seiner Syntax folgendermaßen zusammen: * Start: /^ (zwingend erforderlich) * Ende $/ (zwingend erforderlich) * Der Mittelteil kann selbst gesetzt werden, wobei hier gewisse Regeln gelten: * \[A-Z] steht für genau einen Großbuchstaben * \[a-zA-Z] steht für genau einen Klein- oder Großbuchstaben * \[A-Z]{5} steht für genau fünf Großbuchstaben * \[A-Z]+ steht für beliebig viele Großbuchstaben * \[0-9] steht für genau eine Ziffer * \[0-9]{5} steht für genau fünf Ziffern * \[0-9]+ steht für beliebig viele Ziffern * Konkrete Vorgaben wie z.B. eine führende 0 oder DE bei einer IBAN können direkt eingefügt werden (siehe Beispiel IBAN). Auch Sonderzeichen wie z.B. Bindestriche sind möglich. ## **Datum/Zeit** | Validierung | Option | Funktion | | -------------- | ---------------------- | ------------------------------------------------------- | | Nach/Vor Datum | Datum nach: Kein Datum | Keine Begrenzung | | | Datum nach: Statisch | Die Eingabe muss nach dem konfigurierten Datum liegen. | | | Datum nach: Berechnet | Die Eingabe muss nach dem dynamischen Zeitpunkt liegen. | | | Datum vor: Kein Datum | Keine Begrenzung | | | Datum nach: Statisch | Die Eingabe muss vor dem konfigurierten Datum liegen. | | | Datum nach: Berechnet | Die Eingabe muss vor dem dynamischen Zeitpunkt liegen. | ## **Datei-Upload** | Validierung | Option | Funktion | | ----------- | -------- | ----------------------------------------------------------------- | | Dateityp | Bild | Lässt nur Datei-Uploads der Dateitypen GIF, JPG, PNG und TIFF zu. | | | Dokument | Lässt nur Datei-Uploads der Dateitypen DOC, DOCX und ODT zu. | | | Tabelle | Lässt nur Datei-Uploads der Dateitypen XLS, XLSX und ODS zu. | | | PDF | Lässt nur Datei-Uploads des Dateitypen PDF zu. | | | ZIP | Lässt nur Datei-Uploads des Dateitypen ZIP zu. | # Vorausgefüllte Werte Diese Seite erklärt vorausgefüllte Werte und ihre Konfiguration für Formulare. Vorausgefüllte Werte können aus Systemvariablen stammen und Felder mit benutzerbezogenen Standardwerten füllen. *Beispiel: Für einen Benutzer wird automatisch seine Personalnummer in ein Feld eingetragen, damit er das nicht selbst tun muss.* ## Konfiguration In jedem Feld, außer dem Unterschriftsfeld und der Beschreibung können vorausgefüllte Werte eingestellt werden. In der Feldbearbeitung kann man den Konfigurationsbereich über "+ Vorausgefüllte Werte" hinzufügen und eine Systemvariable hinzufügen. Das können Daten sein, die zum Benutzer gehören wie z.B. Benutzername, E-Mail-Adresse und Personalnummer, oder auch Werte aus Attributen, die an seiner Benutzergruppe oder seinem Benutzerrecht hinterlegt sind. Beim Datumsfeld und beim Eingabefeld ist auch ein Voreinstellen mit der Systemzeit möglich. ### Attribute in Systemvariablen Um vorausgefüllte Werte aus Attributen zu ermitteln, braucht es bestimmte Schlüssel. Diese sind in den [Systemvariablen](/verwaltung/zusatzliche-attribute/systemvariablen) beschrieben, werden aber per Default einfügt, sobald man "Attribut der Benutzergruppe" oder "Attribut des Benutzerrechts" auswählt. {% hint style="info" %} **Wichtig**: Die Feldtypen von **Attribut und Formularfeld** müssen **übereinstimmen**! Werte aus einem Eingabefeld können nicht in ein Auswahlfeld übernommen werden. Nur bei Freitextfeldern ist es möglich, ein oder mehrere Attribute als Klartext auszugeben, egal welches Attribut-Feld es ist. {% endhint %} # Aktionen ## Was sind Aktionen? Aktionen können genutzt werden um nach Absendung eines Formulars Folgeaufgaben oder Benachrichtigungen zu generieren. Legen Sie hierzu Bedingungen und Funktionen fest. Bedingungen können sich auf den Aufgabenstatus oder Feldwerte beziehen und lösen die festgelegten Funktionen aus. 1. Geben Sie der Aktion einen Namen. 2. Nun legen Sie die Bedingungen fest, wann diese Aktion ausgeführt werden soll. Wählen Sie dazu "Und" bzw. "Oder" aus und erstellen Sie die Bedingung mit dem "Plus" Zeichen. 3. Mit "Funktion hinzufügen" erstellen Sie eine Funktion. Sie können zwischen einer Benachrichtigung oder eine Aufgabenzuweisung wählen. {% hint style="info" %} Mit Gruppen können Sie sich eine durchdachte Bedingung im Zusammenspiel von beiden Bedingungstypen schaffen. {% endhint %} ## Bedingungen (Wenn) 1. Es wird zwischen zwei Bedingungs-Typen unterschieden: 1. **Und-Bedingung**: Mehrere Bedingungen müssen zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird 2. **Oder-Bedingung**: Nur einer der Bedingungen muss zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird. 2. Die "Feldwert-Bedingung" ermöglicht eine genaue Festlegung der Parameter, die beim eingeben des Berichtsfeld erfüllt werden müssen, damit die Aktion ausgelöst wird. 3. Die "Systemvariablen-Bedingung" ermöglicht eine Festlegung der Bedingung auf spezielle [Systemvariablen](/verwaltung/zusatzliche-attribute/systemvariablen) wie z.B. Attribute in Benutzergruppen oder -rechten. 4. Keine Bedingung: Wenn keine Bedingungen angegeben sind, wird die Aktion immer nach dem Absenden des Formulars ausgelöst. ## Funktionen (Dann) Funktionen legen weitere Folgeaufgaben oder Benachrichtigungen fest. ### Aufgabenzuweisungen 1. Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Folgeaufgabe. 2. Wählen Sie eine [Vorlage](/verwaltung/aufgaben-2.0/vorlagen) aus oder erstellen Sie eine neue. 3. Stellen Sie die Zuweisung ein und wählen Sie die Zuständigkeit aus (Details siehe unten). 4. Stellen Sie optional eine Fälligkeit ein. Wenn Sie **keine** Fälligkeit einstellen, wird die Aufgabe sofort erstellt und so lange als offene Aufgabe angezeigt, bis sie erledigt ist. 1. Zeitpunkt: Auslösung der Aktion = Die Folgeaufgabe ist in dem Moment fällig, in dem die Aktion ausgelöst wird. 1. Diese Einstellung wird in Kombination mit der "Späteren Fälligkeit" und einem "Ausführungsfenster" **empfohlen**. Siehe dazu die Konfiguration der Fälligkeit unter [Zuweisungen.](/verwaltung/aufgaben-2.0/zuweisungen) 2. Zeitpunkt: Aus Datumsfeld übernehmen = Die Fälligkeit wird aus einem Datumsfeld von der auslösenden Formulars übernommen. Das Feld kann im Folgenden ausgewählt werden. 5. Legen Sie optional eine Beschreibung fest. ### Benachrichtigungen 1. Bei der Benachrichtigung: 1. Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Benachrichtigung. 2. Schreiben Sie eine gewünschte Nachricht in das Textfeld. 3. Stellen Sie die Zuweisung ein und wählen Sie eine Zuständigkeit aus (Details siehe unten). 4. Wählen Sie unter "Einstellungen" ob eine E-Mail Benachrichtigung versendet werden soll. ### Infoboard-Eintrag 1. Vergeben Sie einen Titel für Funktion und Infoboard-Eintrag 2. Schreiben Sie den gewünschten Inhalt des Infoboard-Eintrag in das Textfeld. 3. Stellen Sie die Zuweisung ein und wählen Sie eine Zuständigkeit aus (Details siehe unten). 4. Wählen Sie unter "Kanal" optional einen Infoboard-Kanal aus in dem der Eintrag erstellt werden soll. 5. Legen Sie unter "Einstellungen" optional einen Autor für den Infoboard-Eintrag fest und nehmen Sie gewünschte Einstellungen vor. #### **Einstellung der Zuständigkeit für Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen und Infoboard-Einträge**
Details zu den Zuständigkeiten
ZuweisungsartBeschreibung
Benutzer zuweisen - AlleAlle Benutzer im System bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Alle (ohne Gruppenaccounts)Alle Benutzer außer die Gruppenaccounts bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Alle GruppenaccountsAlle Gruppenaccounts bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - AuswahlEinem oder mehreren bestimmten Benutzern wird die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Dem AusführendenDer Benutzer, der die auslösende Aufgabe ausführt, bekommt Folgeaufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Dem EingeloggtenDer Benutzer, der während der Bearbeitung der auslösenden Aufgabe eingeloggt ist, bekommt Folgeaufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Des Workflow-SchrittsDer eingeloggte Benutzer eines bestimmten Workflow-Schritts bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Des Ausführenden des Workflow-SchrittsDer ausführende Benutzer in einem bestimmten Workflow-Schritt bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Benutzer aus SystemvariableDer/ die Benutzer z.B. aus den Attributen bekommt/ bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzer zuweisen - Benutzer aus Objekt-AuswahlfeldDer/ die Benutzer aus einem Objekt-Auswahlfeld aus der auslösenden Aufgabe bekommt/ bekommen die Folgeaufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Auswahl Eine oder mehrere bestimmte Benutzergruppen bekommen die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Des ausführenden BenutzersDie Benutzergruppe des ausführenden Benutzers bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Des eingeloggten BenutzersDie Benutzergruppe des Benutzers, der während der Bearbeitung eingeloggt ist, bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Des Workflow-SchrittsDie Benutzergruppe eines bestimmten Workflow-Schritts bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Des Ausführenden des Workflow-SchrittsDie Benutzergruppe, die die auslösende Aufgabe ausführt, bekommt die Folgeaufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Aus SystemvariableDie Benutzergruppe aus z.B. einem Attribut bekommt die Aufgabe zugewiesen.
Benutzergruppen zuweisen - Aus Objekt-AuswahlfeldDie Benutzergruppe, die in einem Objekt-Auswahlfeld in der auslösenden Aufgabe ausgewählt wurde, bekommt die Folgeaufgabe zugewiesen.
Übernehmen von - AufgabenzuweisungDie Zuweisung wird von der Zuweisungen der auslösenden Aufgabe übernommen.
Übernehmen von - Workflow-SchrittDie Zuweisung wird von einem bestimmten Workflow-Schritt übernommen.
**Hinweise für Aufgabenzuweisungen:** 1. Bei der Auswahl von Benutzern oder Benutzergruppen kann man schließlich noch folgende Unterscheidung treffen: 1. Jeder Benutzer/ Jede Benutzergruppe = Jeder ausgewählte Nutzer oder jede ausgewählte Gruppe muss die Folgeaufgabe erledigen. 2. Ein Benutzer/ eine Benutzergruppe = Nur einer der ausgewählten Nutzer oder nur eine der ausgewählten Gruppen muss die Folgeaufgabe erledigen. 3. Jeder Benutzer der Benutzergruppe = Jeder einzelner Nutzer der ausgewählten Benutzergruppen muss die Aufgabe ausführen. 4. Ein Benutzer der Benutzergruppen = Wie b. 2. Bei der Auswahl von Workflow-Schritten erscheint ein weiteres Feld zur Auswahl des expliziten Schrittes, auf den sich bezogen werden soll. 3. Bei Zuweisung aus Objekt-Auswahlfelder wird eine Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Feldes angezeigt. 4. Bei Zuweisung aus Systemvariable werden weitere Einstellungen zur Konfiguration der Systemvariable angeboten. **Hinweise für Benachrichtigungen:** 1. Bei der Auswahl von Workflow-Schritten erscheint ein weiteres Feld zur Auswahl des expliziten Schrittes, auf den sich bezogen werden soll. 2. Bei Zuweisung aus Objekt-Auswahlfelder wird eine Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Feldes angezeigt. 3. Bei Zuweisung aus Systemvariable werden weitere Einstellungen zur Konfiguration der Systemvariable angeboten.
## Sonst Dieser Abschnitt macht nur Sinn, wenn man exakt zwei Möglichkeiten hat, die nach dem Absenden eines Formulars eintreten können. Beispiel: **Wenn** im Objekt-Auswahlfeld ein bestimmter Nutzer eingetragen ist, **dann** weise ihm diese Aufgabe zu, **sonst** weise sie der ausgewählten Benutzergruppe zu. # Berechtigungen Berechtigungen legen fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen diese Vorlage bearbeiten dürfen ### Berechtigung festlegen 1. Klappen Sie in der Bearbeitungsansicht des Formulars das Feld der Berechtigungen auf, indem Sie darauf klicken. 2. Wählen Sie aus, welche Benutzergruppen oder Benutzer diese Vorlage bearbeiten dürfen. 3. Speichern Sie Ihre Eingabe um den Vorgang abzuschließen. # Empfänger Das Empfängerfeld dient dazu, das Formular per E-mail an die eingetragenen Kontakte zu senden und darüber zu bestätigen, zu akzeptieren oder abzulehnen. Es können mehrere Empfänger eingetragen werden. Diese müssen lediglich durch ein Komma separiert werden. {% hint style="info" %} Die jeweiligen Einstellungsmöglichkeiten sind erst dann wählbar, wenn Sie eine E-Mail-Adresse im Empfängerfeld eingetragen haben {% endhint %} ### Einstellungsmöglichkeiten ### Immer an Formular-Empfänger senden Dieses Formular soll immer an die Formular-Empfänger gesendet werden, auch wenn es ein Empfänger-Auswahl Feld enthält. ### Empfang der Nachricht bestätigen Über einen Link in der E-Mail kann der Empfänger den Empfang der Nachricht, für den Absender ersichtlich, bestätigen. {% hint style="info" %} Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, können Sie zusätzlich einstellen, wie lange das Formular über den Link bestätigt werden kann. {% endhint %} ### Inhalt der Nachricht akzeptieren/ablehnen Über einen Link in der E-Mail kann der Empfänger den Inhalt der Nachricht, für den Absender ersichtlich, akzeptieren oder ablehnen. ### Betreff Hier definieren Sie den Betreff der Nachricht dieses Formulars. Dieser kann auch Variablen enthalten. Durch Klicken auf das "Variablen"-Symbol können Sie bspw. auswählen, dass im Betreff zu erkennen ist, welcher Benutzer einer Benutzergruppe dieses Formular verschickt hat. # Absendungen Die Sektion "Absendungen" beinhaltet alle Einstellungen eines Formulars zum Thema Absendungen. Legen Sie beispielsweise fest, ob sich der Absender im Gruppenaccount persönlich verifizieren muss, die Absendungen nach einem gewissen Zeitraum gelöscht werden sollen oder ob das Formular von einem Benutzer oder einer Benutzergruppe lediglich einmal abgesendet werden darf. ### Einstellungsmöglichkeiten | Einstellung | Funktion | | ------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Absendungen beschränken | Wählen Sie aus den Einstellungen: Keine Beschränkung, Einmal pro [Benutzer](/verwaltung/benutzer), Einmal pro [Benutzergruppe](/verwaltung/benutzergruppen). | | Immer an Formular-Empfänger senden | Ermöglicht den Versand des Formulars, an die in: **Empfänger** eingetragenen E-Mail Adressen, auch wenn eine [Empfänger-Auswahl](/verwaltung/formulare/feldarten#empfaenger-auswahl) hinterlegt ist. | | Leere Felder übertragen | Erzwingt die Übermittlung von leeren Feldern, sodass das versendete Formular alle Felder enthält, auch wenn diese leer sind. | | Beschreibungs-Felder übertragen | Erzwingt die Übermittlung von [Beschreibungs-Feldern](/verwaltung/formulare/feldarten#beschreibung). Bilder, die in der [Beschreibung](/verwaltung/formulare/feldarten#beschreibung) enthalten sind, können nicht dargestellt werden, da diese nur innerhalb von intratool erreichbar sind. | | Enthält private Inhalte | Berechtigt lediglich den Absender (Benutzer) des Formulars und Benutzer mit [administrativen Berechtigungen](/verwaltung/benutzerrechte) zur Ansicht der Formularabsendung. | | Benutzer im Gruppenaccount bestätigen | Erzwingt die Bestätigung eines Benutzers beim Absenden des Formulars, über einen Gruppenaccount. | | Absendungen ausblenden | Legen Sie einen Zeitraum fest nachdem die Formularabsendungen nicht mehr für Benutzer angezeigt wird. | | Absendungen löschen | Legen Sie einen Zeitraum fest nachdem die Formularabsendungen endgültig aus der Datenbank gelöscht werden. | | Klartext Email | Die Email wird als Klartext versendet und kann somit nichtmehr nach der eingestellten Ansicht ausgegeben werden. | ### Absendungs-Vorlage Innerhalb der Absendungs-Vorlage können Sie den Inhalt der generierten E-Mail editieren. Dazu stehen Ihnen Systemvariablen zur Verfügung. Diese ermöglichen es Feldwerte oder andere dynamische Werte beliebig im Freitext zu platzieren. # Externe Links Externe Links (öffentliche URLs) bieten die Möglichkeit Ihre Formulare für Personen zur Verfügung zu stellen, die keinen Zugang zu intratool besitzen. Zur besseren Benutzbarkeit kann die erzeugte URL als QR-Code heruntergeladen werden, sodass Sie Ihre Kunden die Bearbeitung so schnell wie möglich starten können. {% hint style="info" %} Externe Links müssen eindeutig sein. Achten Sie bitte darauf die URL sinnvoll zu gestalten. {% endhint %} Befolgen sie die nachfolgenden Schritte um zu den öffentlichen URLs eines Formulars zu gelangen: 1. Klicken Sie auf "+Externer Link" um die Bearbeitung der öffentlichen URLs zu öffnen. ### Externen Link erstellen Um einen externen Link zu einem Formular zu erstellen, führen Sie folgende Schritte durch. 1. Definieren Sie im Feld "URL" eine eindeutige URL über die das Formular erreichbar ist. 2. Wählen Sie einen [Benutzer](/verwaltung/benutzer) aus, über den das Formular versendet wird. 3. Fügen Sie Formulardaten hinzu, die beim Absenden automatisch übertragen werden (optional). 4. Klicken Sie auf "Speichern". {% hint style="info" %} Beim Auswählen des Benutzers (Schritt 4), der dieses Formular absendet, muss ein Benutzer ausgewählt werden, der berechtigt ist das Formular zu versenden. {% endhint %} ### Externen Link bearbeiten Um einen externen Link eines Formulars zu bearbeiten, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Klicken Sie auf das "Pfeil nach unten"-Symbol neben Externe Links. 2. Klicken Sie auf das "Stift"-Symbol. Dadurch öffnet sich die Bearbeitungsmaske. 3. Treffen Sie Ihre Anpassungen. 4. Klicken Sie auf "Speichern". ### Externe Links duplizieren Um externe Links zu duplizieren, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Klicken Sie auf das "Pfeil nach unten"-Symbol neben Externe Links. 2. Wählen Sie "..." aus. 3. Klicken Sie auf "Duplizieren". 4. Sie haben nun die Möglichkeit den externen Link anzupassen. 5. Klicken Sie auf "Speichern". {% hint style="info" %} Diese Funktion ist besonders sinnvoll, wenn Sie für mehrere Filialen/Standorte eindeutige URLs mit voreingestellten Formulardaten (z.B. Filialbezeichnung) erstellen möchten. {% endhint %} ### Externen Link löschen Um externe Links zu duplizieren, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Klicken Sie auf das "Pfeil nach unten"-Symbol neben Externe Links. 2. Wählen Sie "..." aus. 3. Klicken Sie auf "Löschen". ### QR-Code herunterladen Um einen QR-Code zu eines externen Links herunterzuladen, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Klicken Sie auf das "Pfeil nach unten"-Symbol neben "Externe Links". 2. Klicken Sie auf das Symbol "QR-Code herunterladen" (das Symbol zwischen dem "Stift" und "..."). Durch diese Aktion wird der QR-Code im PNG-Format auf Ihr Gerät heruntergeladen. Dieser trägt als Dateinamen den Titel des Formulars und die gewählte URL. ### Alle QR-Codes herunterladen Um alle QR-Codes zu externen Links eines Formulars herunterzuladen, führen Sie die folgenden Schritte durch: 1. Hierzu müssen Sie die Bearbeitungs-Ansicht des Formulars verlassen und in die Hauptansicht der Formulare und Ordner wechseln. 2. Klappen Sie das Formular mit dem "Pfeil nach unten"-Symbol am rechten Rand aus. 3. Klicken Sie auf "Alle QR-Codes herunterladen" (Das Symbol ganz rechts neben dem "Stift"-Symbol). Durch diese Aktion wird eine ZIP-Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen. Im Dateinamen wird der Formularname angegeben. ### Formular Parameter Diese voreingestellten Werte ersetzen die Standardwerte der Formularfelder. 1. Mit Klick auf "+Formular-Parameter" öffnen sich die Einstellungsoptionen. 2. Wählen Sie "+Formular Parameter hinzufügen" um einen neuen Parameter anzulegen. 3. Legen Sie die voreingestellten Werte für die einzelnen Formularfelder fest. 4. Klicken Sie auf "Speichern" um den Vorgang abzuschließen. ### Formular-Parameter hinzufügen Um Formular-Parameter hinzuzufügen, die bei jeder Absendung eines Formulars durch eine externe Links übermittelt werden, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Klicken Sie auf "+Formular-Parameter" im Abschnitt "Externe Links". 2. Wählen Sie ein Feld aus, dessen Wert Sie festlegen möchten. 3. Geben Sie den zu übermittelnden Wert an. 4. Klicken Sie auf "Speichern". ### Formulardaten bearbeiten Um die Formulardaten zu bearbeiten, die bei jeder Absendung eines Formulars durch einen externen Link übermittelt werden, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Starten Sie die Bearbeitung eines externen Links durch Klicken auf "Stift"-Symbol des jeweiligen Links. 2. Klicken Sie auf das "Pfeil nach unten"-Symbol im Abschnitt "Formular-Parameter". 3. Treffen Sie die gewünschten Anpassungen. 4. Klicken Sie auf "Speichern". ### Formulardaten löschen Um die Formulardaten zu löschen, die bei jeder Absendung eines Formulars durch einen externen Link übermittelt werden, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Starten Sie die Bearbeitung eines externen Links durch Klicken auf "Stift"-Symbol des jeweiligen Links. 2. Klicken Sie auf das "Pfeil nach unten"-Symbol im Abschnitt "Formular-Parameter". 3. Wählen Sie das "Mülleimer"-Symbol aus. 4. Klicken Sie auf "Speichern". --- [Next Page](/llms-full.txt/1)